Các trường hợp gửi thông báo sai sót cho Cơ quan thuế

– Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)”.

 

– Căn cứ Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

“6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)”.

 

– Căn cứ công văn số 1647/TCT-CS ngày 10/05/2023 của Tổng cục Thuế:

“- Về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế”.

 

Theo đó thì:

* Các trường hợp phải gửi thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế:

– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót  thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn.

– Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.

– Trường hợp hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 có sai sót phải xử lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là lập hóa đơn thay thế (Mà không phải hủy hóa đơn sai sót theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP)

* Các trường hợp không phải gửi thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế:

– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế

– Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

* Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử của công ty có sai sót thì:

=> Như vậy nếu CQT phát hiện hóa đơn sai sót thì CQT gửi thông báo để cho Công ty kiểm tra để xử lý sai sót theo thời hạn ghi trên thông báo của CQT. Nếu CQT thông báo lần 2 mà Công ty không nộp thông báo sai sót 04/SS-HĐDT cho CQT thì CQT sẽ xem xét chuyển sang kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của Công ty.

Lưu ý về thời hạn lập mẫu thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT gửi Cơ quan thuế:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

– Thông báo sai sót có thể điều chỉnh cho từng hóa đơn sai sót hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót trên cùng 1 thông báo sai sót.

– Thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi đến CQT bất kỳ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT chứ không phải là hạn nộp của kỳ khai thuế GTGT.

+ Ví dụ 1: Công ty Hưng Thịnh kê khai theo quý. Trong quý 02/2023 khi bán hàng Công ty Hưng Thịnh có phát sinh hủy/thay thế hóa đơn thì hạn nộp thông báo sai sót chậm nhất là ngày 30/06/2023 chứ không phải ngày 31/07/2023.

+  Ví dụ 2: Công ty ABC kê khai theo tháng. Trong tháng 09/2023 khi bán hàng Công ty Hưng Thịnh có phát sinh hủy/thay thế hóa đơn thì hạn nộp thông báo sai sót chậm nhất là ngày 30/09/2023 chứ không phải ngày 20/10/2023.

– Theo kinh nghiệm thì hiện tại ngành thuế đang trong quá trình thực hiện việc chuyển đổi số, tất cả dữ liệu của hóa đơn điện tử đều được cập nhật trên trang www.hoadondientu.gdt.gov.vn để phục vụ cho công tác quản lý thuế, phân tích dữ liệu hóa đơn điện tử bằng công nghệ AI thì trong giai đoạn này các quy định về quản lý thuế và hóa đơn điện tử sẽ thường cập nhật, bổ sung => Do đó khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót tất cả nên gửi thông báo sai sót và gửi ngay sau khi xử lý xong hóa đơn sai sót tránh trường hợp quên nộp sẽ bị xử phạt VPHC.

Trên đây là nội dung hướng dẫn của Công ty Hưng Thịnh căn cứ vào các quy định hiện hành. Trong quá trình áp dụng thực tế nếu doanh nghiệp thấy các văn bản bản hướng dẫn của ngành thuế không được thống nhất. Để đảm bảo quyền lợi tốt nhất thì doanh nghiệp nên có văn bản yêu cầu Cơ quan quản lý thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp trả lời chi tiết hướng dẫn bằng văn bản để doanh nghiệp có cơ sở xử lý. Xin trân trọng !

Xem bài viết mức phạt VPHC về việc gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế