Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Meinvoice

Bước 1: Đăng ký với nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Truy cập vào trang

1 – Chọn menu “Mua hàng

2 – Chọn “Phát hành hóa đơn điện tử” tại mục “Doanh nghiệp

3 – Chọn mục “Hóa đơn điện tử

4 – Ấn “Mua ngay” tại gói dịch vụ muốn đăng ký sử dụng

5 – Ấn “Thanh toán

6 – Nhập thông tin người mua hàng

7 – Nhập thộng tin để nhà cung cấp xuất hóa đơn

8 – Nhập “Mã ưu đãi/Mã giới thiệu” (nếu có)

9 – Chọn “Phương thức thanh toán

10 – Tích chọn “Tôi đồng ý với thỏa thuận mua hàng

11 – Ấn “Thanh toán ngay“: Nhập thông tin tài khoản thanh toán, sau khi thanh toán thành công nhà cung cấp HĐĐT sẽ gửi thông tin kích hoạt tài khoản sử dụng HĐĐT về Email đăng ký của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thực hiện kích hoạt tài khoản để đăng nhập vào hệ thống thực hiện đăng ký HĐĐT với cơ quan thuế (CQT).

Lưu ý: Nếu gập khó khăn trong quá trình kích hoạt tài khoản và sử dụng HĐĐT thì doanh nghiệp có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ bên nhà cung cấp để yêu cầu hổ trợ.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế:

– Theo quy định thì trước khi sử dụng HĐĐT thì doanh nghiệp phải đăng ký với CQT mà không phải thông báo phát hành theo số lượng sử dụng và gửi mẫu HĐĐT cho cơ quan thuế. Trong thời hạn 1 ngày làm việc cơ quan thuế sẽ trả lời “Chấp nhận” hoặc “Không chấp nhận” cho doanh nghiệp sử dụng HĐĐT về Emai của doanh nghiệp. Trường hợp CQT “Không chấp nhận” cho doanh nghiệp sử dụng HĐĐT sẽ ghi rõ lý do trên thông báo và yêu cầu cung cấp hồ sơ như: (Hình ảnh biển hiệu doanh nghiệp, hợp đồng thuê/mượn nhà, Giấy tờ nhà, hợp đồng mua bán hàng hóa….). Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ gửi CQT để làm căn cứ cho CQT “Chấp nhận” cho DN sử dụng HĐĐT.

– Cách thực hiện:

Sau khi doanh nghiệp kích hoạt thành công tài khoản sử dụng HĐĐT. Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng nhập vào trang HĐĐT của nhà cung cấp dịch vu trên trang www.meinvoice.vn

12 – Ấn “Đăng nhập”

13Nhập thông tin đăng nhập

14 – Ấn “Tiếp tục“/ Nhập “Mật khẩu“/ Ấn “Đăng nhập

15 – Chọn menu “Hệ thống

16 – Chọn mục “Hồ sơ hóa đơn điện tử

17 – Tích vào biểu tượn”Bút chì” để tùy chọn lại thông tin tương ứng tại các mục số 18 như: Tùy chọn hóa đơn điện tử, phương pháp tính thuế, thông tin đơn vị, thông tin hiển thị trên hóa đơn, thông tin ngân hàng…

18 – Tích chọn các tùy chọn phù hợp với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

19 – Chọn menu “Đăng ký phát hành

20 – Chọn “Lập tờ khai

21 – Ấn “+ Lập tờ khai

22 – Tích chọn “Đăng ký mới” nếu là lần đầu tiên đăng ký. Từ lần đăng ký thứ 2 trở đi thì chọn “Thay đổi thông tin“.

  • Chọn cơ quan thuế quản lý: Phần mềm sẽ tự cập nhật thông tin từ hồ sơ hóa đơn điện tử doanh nghiệp đã khai báo trong menu “Hệ thống“. Nếu đăng ký trên các phần mềm của nhà cung cấp khác nên lưu ý chọn chính xác thông tin này.

23 – Nhập thông tin liên hệ:

Thư điện tử: Nhập địa chỉ Email muốn nhận thông báo liên quan hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế. Phần mềm sẽ tự cập nhật thông tin từ hồ sơ hóa đơn điện tử doanh nghiệp đã khai báo trong menu “Hệ thống

Điện thoại liên hệ: Nhập số điện thoại liên hệ khi cần thiết. Phần mềm sẽ tự cập nhật thông tin từ hồ sơ hóa đơn điện tử doanh nghiệp đã khai báo trong menu “Hệ thống

24 – “1.Hình thức hóa đơn

  • Tích chọn hình thức hóa đơn đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

25 – “2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

– Áp dụng cho các đối tượng sau:

  • DN ở địa bàn kinh tế khó khăn sử dụng hóa đơn có mã mà không phải trả phí dịch vụ
  • DN sử dụng hóa đơn số lượng lớn có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và có kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục thuế theo quy định.
  • Các DN thuộc trường ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

26 – “3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử”

  • Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Đối với hóa đơn có mã thì chuyển toàn bộ nội dung đến cơ quan thuế để CQT cấp mã
  • Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Đối với hóa đơn không có mã thuộc các lĩnh vực sau:

+ Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

+ Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

27 – “4. Loại hóa đơn sử dụng

  • Tích chọn loại hóa đơn muốn đăng ký sử dụng

28 – “5. Danh sách chứng thư số sử dụng

  • Ấn “Chọn” để chọn chữ ký số đăng ký sử dụng ký hóa đơn điện tử. (Kế toán cần gắn USB ký số vào máy tính trước khi thực hiện thao tác này)

29 – Nhập “Nơi lập” tờ khai

30 – Ấn “Lưu” để lưu lại thông tin tờ khai

31 – Ấn “Ký điện tử“/ Nhập “Mã PIN“/Ấn “Đăng nhập” để ký tờ khai => Ấn “Gửi” để gửi tờ khai đến CQT hoặc Ấn “Lưu và gửi

Lưu ý: Sau 1 ngày làm việc doanh nghiệp kiểm tra Email để xem thông báo phản hồi của CQT. Nếu CQT chấp nhận tờ khai sẽ gửi tài khoản đăng nhập vào trang của Tổng cục thuế. Nếu CQT không chấp nhận tờ khai thì doanh nghiệp thực hiện sửa đổi, bổ sung theo hướng dẫn trên thông báo.

32 – Là thông tin tài khoản đăng nhập vào trang . Doanh nghiệp lưu lại thông tin này để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn bán ra, mua vào của doanh nghiệp.

THÔNG BÁO CHẤP NHẬN SỬ DỤNG HĐĐT CQT GỬI VÀO EMAIL CỦA DOANH NGHIỆP

  • Sau khi đăng ký sử dụng HĐĐT doanh nghiệp vào menu “Đăng ký phát hành” / Chọn “Mẫu hóa đơn“/ Ấn “ + Thêm mới” để khởi tạo mẫu hóa đơn sử dụng theo những mẫu sẵn có trên hệ thống (Mẫu HĐĐT theo Nghị định 123/NĐ-CP không phải gửi CQT). Tùy theo nhà cung cấp HĐĐT mà có thể tạo mẫu HĐĐT trước hoặc sau khi đăng ký sử dụng HĐĐT với CQT. Nếu DN có nhu cầu thiết kế mẫu đặt thù riêng theo yêu cầu thì liên hệ trực tiếp bộ phận kỹ thuật của nhà cung cấp HĐĐT yêu cầu hỗ trợ và có thể phải trả thêm phí thiết kế mẫu hóa đơn riêng.