Cách nhập chứng từ mua hàng nhập kho từ đơn mua hàng vào phần mềm Misa

– Mục đích: Để theo dõi mua hàng theo đơn mua hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp và được lãnh đạo duyệt đơn mua hàng, kế toán nhập đơn hàng vào Misa để phục vụ nhu cầu quản lý và tạo dữ liên kết cho chứng từ mua hàng sau này.

– Cách thực hiện:

Bước 1: Tạo đơn mua hàng

  • Vào menu “Nghiệp vụ“/ Ấn chọn “Mua hàng“/ Chọn “Đơn mua hàng…

– Nhập “Thông tin chung”

  • Chọn “Nhà cung cấp“. Trường hợp trên phần mềm chưa có thông tin “Nhà cung cấp” thì ấn dấu “+” ngay ô “Nhà cung cấp” để thêm mới.

  • Nhập “Diễn giải
  • Chọn “Nhân viên mua hàng” (Nếu có)
  • Nhập “Điều khoản TT” (nếu có)

– Nhập mục “Đơn hàng”

  • Nhập “Ngày đơn hàng
  • Nhập “Số đơn hàng
  • Chọn “Tình trạng đơn hàng
  • Nhập “Ngày giao hàng

– Chon tab “1.Hàng tiền”

  • Cột “Mã hàng“: Chọn “Mã hàng” hoặc có thể ấn vào biểu tượng “Kính lúp” để chọn nhiều “Mã hàng” cùng lúc. Nếu chưa có thông tin “Mã hàng” thì ấn dấu “+” ngay cạnh “Mã hàng” để thêm mới hoặc nhập khẩu “Mã hàng” từ Excel

  • Cột “Tên hàng“: Phần mềm tự cập nhật thông tin từ mã vật hàng hóa, vật tư đã khai báo
  • Cột “Mã quy cách“: Nhấp chuột vào dòng mã hàng tương ứng dòng “Mã hàng” muốn nhập mã quy cách hoặc ấn phím tắt (F6 hoặc Ctrl F6 tùy máy)
  • Cột “Đơn vị tính“: Phần mềm tự cập nhật thông tin từ mã vật hàng hóa, vật tư đã khai báo
  • Cột “Số lượng“: Nhập số lượng của đơn mua hàng
  • Cột “Số lượng nhận “: Phần mềm tự cập nhật thông tin khi nhập chứng từ mua hàng
  • Cột “Đơn giá“: Nhập đơn giá của đơn mua hàng
  • Cột “Thành tiền“: Phần mềm tự tính bằng công thức (Thành tiền = Số lượng x Đơn giá)

Lưu ý: Khi nhập “Đơn giá” có giá trị thập phân nếu “Thành tiền” trên phần mềm tính bị sai số so với chứng từ, thì kế toán muốn “Thành tiền” hiển thị giống trên chứng từ thì nhập cột “Số lượng” và cột “Thành tiền” mà không phải nhập cột “Đơn giá” (lúc này cột đơn giá sẽ tự tính bằng công thức Đơn giá = Thành tiền : Số lượng)

  • Cột “% thuế GTGT“: Nhập thuế suất thuế GTGT của vật tư, hàng hóa
  • Cột “Tiền thuế GTGT“: Phần mềm tự tính khi nhập % thuế GTGT
  • Cột “Tỷ lệ CK“: Nhập tỷ lệ chiết khấu thương mại khi mua hàng (nếu có)
  • Cột “Tiền chiết khấu“: Phần mềm tự tính khi nhập tỷ lệ chiết khấu thương mại

– Nhập thông tin khác (nếu có)

  • Nhấp phải chuột vào dòng tiêu đề dưới “tab 1.Hàng tiền, tab 2.Khác” /Chọn nút “…”
  • Tích chọn mục dữ liệu muốn hiển thị tại cột “Hiển thị
  • Ấn “Cất” để thêm thông tin

– Chọn tab “2.Khác”

  • Nhập địa điểm giao hàng và điều khoản khác (nếu có)
  • Các mã hàng tiếp theo cũng tượng tự
  • Ấn “Cất” lưu lại đơn mua hàng

– Xem lại, In, sửa đơn hàng:

  • Vào nenu “Mua hàng” bên tay trái/ Chọn “Đơn mua hàng” Hoặc chọn “Quy trình“/Chọn “Đơn mua hàngtrong quy trình nghiệp vụ bên dưới

  • Chọn thời gian muốn kiểm tra “Đơn mua hàng“/ Ấn “Lấy dữ liệu“. Lưu ý: Nếu chọn khoản thời gian không nằm trong thời gian trên đơn mua hàng thì sẽ không thấy được đơn hàng muốn kiểm tra.

  • Nhấp phải chuột vào ” Đơn mua hàng” muốn xem/ Ấn “Xem” hoặc “Ctrl E” hoặc nhấp đúp vào chứng từ muốn xem

  • Ấn “Cất” để lưu lại đơn mua hàng
  • Ấn “Sửa” để sửa lại thông tin trên “Đơn mua hàng” (nếu có)
  • Ấn “In” chọn chứng từ cần in để in “Đơn mua hàng

Bước 2: Nhập chứng từ mua hàng

– Khi nhận được hóa đơn và hàng hóa nhập kho kế toán thực hiện như sau:

  • Vào menu “Nghiệp vụ“/ Chọn “Mua hàng“/ Chọn “Chứng từ mua hàng hóa…

  • Chọn “Tiện ích
  • Chọn “Lập từ Đơn mua hàng

  • Chọn ” Số đơn hàng” muốn lấy thông tin qua chứng từ mua hàng hoặc Chọn thông tin chi tiết của đơn mua hàng bên tay phải.
  • Tích chọn các mặt hàng nhập kho và nhập “Số lượng nhận” thực tế mà bên bán bàn giao
  • Ấn “Đồng ý“: Thông tin sẽ tự động cập nhật vào chứng từ mua hàng

  • Chọn hình thức xử lý hàng mua: ” 1. Mua hàng trong nước nhập kho
  • Chọn hình thức thanh toán: “Chưa thanh toán
  • Chọn “Nhận kèm hóa đơn

– Chọn tab “Phiếu nhập” nhập thông tin chung.

  • Nhập tên “Người giao hàng” (nếu có)
  • Chọn “NV mua hàng” (nếu có)
  • Sau khi nhập xong phần thông tin chung có thể Ấn “KT tình trạng hoạt động DN” để kiểm tra trạng thái hoạt động của doanh nghiệp bán hàng.
  • Nhập “Ngày hạch toán
  • Nhập “Số chứng từ“: (Trường hợp số chứng từ không nhảy theo thứ tự)

– Chọn tab “Hóa đơn”:

– Nhập chính xác thông tinMẫu số HĐ“, “Ký hiệu HĐ“, “Số hóa đơn“, “Ngày hóa đơn

  • Chọn “Điều khoản TT“: Nếu nhà cung cấp chưa nhập thông tin “Điều khoản thanh toán” thì Chọn menu “Danh mục“/ Chọn “Khác“/ Chọn “Điều khoản thanh toán“/ Ấn “Thêm” Hoặc thêm “Điều khoản thanh toán” trong “Danh mục“/ Chọn “Đối tượng“/ Chọn “Nhà cung cấp“.

– Chọn Tab “1. Hàng tiền”

  • Kiểm tra lại thông tin hàng hóa và hạch toán: Nếu thông tin chưa đúng thì nhập lại
  • Xóa bỏ dữ liệu tại Cột “Tỷ lệ CK” và “Tiền chiết khấu” (nếu có)

Lưu ý: Đối với khoản chiết khấu thanh toán 2% theo thỏa thuận nếu công ty thanh toán trước hạn thì sẽ nhận được chiết khấu. Công ty bên mua và bên bán khi thực hiện chiết khấu thì lập chứng từ thu, chi hoặc bù trừ vào công nợ (nếu có) mà không phải lập hóa đơn đối với chiết khấu thanh toán.

– Chọn tab “2.Thuế

  • Kiểm tra lại thông tin “% thuế GTGT“, “Tiền thuế GTGT” ” TK thuế GTGT” và “Nhóm HHDV mua vào”: Nếu thông tin chưa đúng thì nhập lại
  • Ấn “Cất” để lưu lại

– Xem, sửa, in chừng từ và các chức năng khác:

  • Vào nenu “Mua hàng” bên tay trái/Chọn “Mua hàng hóa, dịch vụ” Hoặc chọn “Quy trình“/Chọn “Nhận hàng hóa dịch vụ” dưới quy trình nghiệp vụ

  • Nhấp phải chuột vào “Chứng từ mua hàng” muốn xem/ Ấn “Xem” hoặc ấn phím tắt “Ctrl E” hoặc nhấp đúp vào chứng từ muốn xem

  • Chức năng “Trước“,”Sau“: Ấn vào đây để di chuyển và xem chứng từ trước hoặc sau
  • Chức năng “Thêm“: Ấn để thêm chứng từ mua hàng mới
  • Chức năng “Sửa“: Ấn để sửa đổi, bổ sung thông tin, số liệu trên chứng từ
  • Chức năng “Sửa nhanh“: Chỉ sửa nhanh một số thông tin tên nhà cung cấp, tên người giao hàng và tên hàng, ĐK thanh toán, Diễn giải thuế (Kế toán không nên dùng chức năng này do thông tin chỉ được thay đổi trên chứng từ hiện thời mà không được cập nhật vào dữ liệu góc)

Ví dụ: Khi sửa tên nhà cung cấp chỉ cập nhật tên mới vào chứng từ hiện thời mà không cập nhật tên mới vào mã nhà cung cấp trên hệ thống. Nếu muốn sửa thì nên sửa trên mã nhà cung cấp.

  • Chức năng “Cất“: Sau khi lập chứng từ xong thì ấn cất để lưu lại. Sau khi chứng từ đã được lưu thì chức năng “Cất” sẽ bị ẩn xuống
  • Chức năng “Xóa“: Trường hợp muốn xóa bỏ chứng từ khỏi hệ thống thì phải Ấn “Bỏ ghi” sau đó Ấn “Xóa“/ Ấn “Yes” để xóa.
  • Chức năng “Hoãn“: Là trở về thao tác trước khi.

Lưu ý: Nếu chứng từ đang nhập chưa được ấn “Cất” mà ấn “Hoãn” thì dữ liệu trên chứng từ sẽ mất hết mà không Undo được.

  • Chức năng “Bỏ ghi“: Khi muốn ấn “Sửa” hoặc “Xóa” chứng từ phải ấn “Bỏ ghi” trước

  • Chức năng “Nạp“: Là làm mới lại để cập nhật thêm chứng từ mới được nhập từ các máy trạm
  • Chức năng “Tiện ích“: Đính kèm theo tập tin hoặc nhân bản chứng từ hiện thời thêm 1 bản mới…
  • Chức năng “Mẫu“: Để sửa lại mẫu chứng từ mặc định
  • Chức năng “In“: Để in phiếu nhập kho, chứng từ mua hàng, chứng từ hoàn ứng, in cùng lúc nhiều chứng từ, tùy chọn in….
  • Chức năng “Gửi email, Zalo“: Chọn chứng từ cần gửi qua mail hoặc Zalo
  • Chức năng “Giúp“: Chức năng hỗ trợ của phần mềm
  • Chức năng “Đóng“: Đóng lại chứng từ hiện thời hoặc ấn nút “X” phía trên góc phải của chứng từ
  • Ấn “In” để in phiếu nhập kho hoặc chứng từ kế toán