Đối với doanh nghiệp mới thành lập và sử dụng phần mềm kế toán Misa chưa có bất cứ dữ liệu gì ngoài những thông tin khai báo khi tạo mới dữ liệu kế toán. Do đó sẽ không có số dư đầu kỳ, tất cả các thông tin liên quan sẽ được tạo khi kế toán nhập chứng từ kế toán phát sinh. Nhưng nếu có sẵn danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, danh sách vật tư, danh sách CCDC, TSCĐ… thì có thể nhập khẩu dữ liệu từ file Excel trước vào phần mềm Misa (như bên dưới) để tiết kiệm thời cho quá trình nhập dữ liệu vào sau này.
=> Tuy nhiên để cho quá trình nhập liệu vào phần mềm Misa được xử lý nhanh chóng, thuận lợi thì kế toán nên khai báo trước vào phần mềm Misa các thông tin cơ bản như sau:
1. Khai báo danh mục cơ cấu tổ chức:
Là khai báo mô hình tổ chức hoạt động của doanh nghiệp: Các phòng ban hiện có của doanh nghiệp. Kế toán căn cứ vào nhu cầu quản trị chi phí để khai báo danh sách phòng ban cho phù hợp như: Có quản lý thu chi, chi phí phát sinh theo từng phòng, quản lý nhân sự cho từng phòng ban… hay không?.
Ví dụ: Công ty kế toán Hưng Thịnh có các phòng ban sau: Phòng giám đốc, phòng kinh doanh, phòng tài chính – kế toán, Phòng hành chính – nhân sự, Xưởng sản xuất… thì vào phần mềm khai báo như sau:
- Vào “Danh mục”/ Chọn “Cơ cấu tổ chức”
- Ấn “Thêm“
- Nhập thông tin “Phòng ban/Bộ phận“
- Ấn “Cất” để lưu lại thông tin
- Các phòng ban/Bộ phận khác làm tương tự hoặc sử dụng chức năng “Nhân bản” để nhập nhanh hơn.
Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp nhỏ ít nhân sự không có nhu cầu quản lý theo từng phòng ban thì chỉ cần tạo bộ phận đại diện là được
Ví dụ: Bộ phận văn phòng, Bộ phận kinh doanh, Bộ phận sản xuất…
2. Khai báo danh mục kho:
Là khai báo cho phần mềm biết công ty có những kho vật tư nào nhằm mục đích quản lý, theo dõi xuất, nhập, tồn kho theo từng kho.
Ví dụ: Công ty xây dựng hiện có 02 kho tại 02 công trình: Kho vật tư tại Kho công trình 01 và kho Kho vật tư tại kho công trình 02.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý, theo dõi xuất, nhập, tồn kho theo từng kho thì có thể tạo 01 mã kho đại diện để theo dõi
Ví dụ: Kho văn phòng, Kho công ty, Kho doanh nghiệp…
- Vào “Danh mục”/ Chọn “Vật tư hàng hóa”/ Chọn “Kho”
- Ấn “Thêm“
- Nhập thông tin “Kho“
- Ấn “Cất” để lưu lại thông tin
3. Khai báo tài khoản ngân hàng:
- Vào “Danh mục”/ Chọn “Ngân hàng”/ Chọn “Tài khoản ngân hàng”
- Ấn “Thêm“
- Nhập thông tin “Tài khoản ngân hàng“
- Ấn “Cất” để lưu lại thông tin
Lưu ý: Trường hợp ngân hàng của doanh nghiệp chưa có trên hệ thống phần mềm Misa thì: Vào “Danh mục”/ Chọn “Ngân hàng”/ Chọn “Ngân hàng” để khai báo thông tin của Ngân hàng trước khi khai báo số tài khoản của Ngân hàng.
4. Bỏ hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ:
Phần mềm Misa tự động hạn chế 1 số tài khoản nhằm mục địch rút gọn tài khoản ngầm định để hạn chế nhầm lẫn khi chọn tài khoản hạch toán của người mới sử dụng phần mềm. Nên khi kế toán nhập chứng từ phát sinh vào trong phần mềm sẽ không tìm thấy 1 số tài khoản như:
Ví dụ:
– Khi hạch toán vào Nợ TK 6415,6418,6425,6428 sẽ bị lỗi cảnh báo “<TK Nợ> chưa có trong danh mục tài khoản ngầm định”
– Khi khai báo mã vật tư hàng hóa tại mục “TK chi phí” mà không thấy có các tài khoản: 211…, 6414,6415, 6418, 6424,6425, 6428,711 …
=> Khi muốn phần mềm hiển thị đầy đủ tài khoản trên màn hình nhập liệu theo chế độ kế toán đang áp dụng trên phần mềm thì thực hiện như sau:
- Vào “Hệ Thống”/ Chọn “Tùy Chọn”
- Chọn “Tùy chọn riêng“
- Tích bỏ chọn mục ” Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ”
- Ấn “Đồng ý“
- Ấn ” Yes” nếu xuất hiện hộp thoại này
5. Tạo mã thống kê chi phí không được trừ:
Mã thống kê để doanh nghiệp theo dõi 1 khoản phát sinh cụ thể nào đó
Ví dụ: Các khoản chi phí không được trừ (chi phí không hợp lý) như: Các khoản phạt vi phạm hành chính về giao thông, thuế, hóa đơn, tiền phạt chậm nộp BHXH, phạt chậm nộp thuế …mà khi quyết toán thuế TNDN doanh nghiệp cần tổng hợp và loại khỏi chi phí được trừ.
- Vào “Danh mục”/ Chọn “Khác”/ Chọn “Mã thống kê”
- Ấn “Thêm“
- Nhập thông tin “Mã thống kê“
- Ấn “Cất” để lưu lại thông tin
6. Khai báo nơi sao lưu dữ liệu kế toán:
Khi tạo mới dữ liệu kế toán chúng ta có chọn đường dẫn lưu trữ để phần mềm cập nhật những thay đổi dưới dạng 2 file góc có đuôi .smd, .sld cho mỗi dữ liệu kế toán. Tuy nhiên khi lưu trữ dữ liệu kế toán trên phần mềm Misa kế toán nên lưu file có đuôi .mbk hoặc .mbz (là file nén của .mbk).
- Vào “Hệ Thống”/ Chọn “Tùy Chọn”
- Tích chọn “Nén tệp dữ liệu sau khi sao lưu”: Để phần mềm nén dung lượng của file dữ liệu kế toán nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ
- Chọn “Thư mục ngầm định sao lưu”: Không nên chọn ổ chứa chương trình (như ổ C)
- Tích chọn hình thức sao lưu: Nên chọn “Tự động sao lưu khi kết thức chương trình” đối với người mới sử dụng phần mềm
- Ấn “Đồng ý“
- Ấn “Yes” nếu có
Lưu ý: Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn lưu dữ liệu kế toán trên Google Drive.