1. Nghiệp vụ kế toán được xử lý trong phân hệ ngân hàng:
– Phần thu:
- Thu tiền góp vốn kinh doanh bằng tiền gửi ngân hàng (TGNH)
- Thu tiền khách hàng bằng TGNH
- Thu tiền hoàn thuế GTGT bằng TGNH
- Thu tiền hoàn ứng của nhân viên bằng TGNH
- Thu tiền vay nợ ngân hàng
- Thu lãi TGNH
- Thu lại tiền ký quỹ bằng bằng TGNH
- Một số nghiệp vụ thu khác bằng TGNH
– Phần chi:
- Chi trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng TGNH
- Chi tạm ứng cho nhân viên bằng TGNH
- Chi ký quỹ bằng TGNH
- Chi trả lương bằng TGNH
- Chi nộp thuế…bằng TGNH
- Chi nộp bảo hiểm bằng TGNH
- Chi trả nợ vay bằng TGNH
- Một số nghiệp vụ chi khác bằng tiền mặt
– Phần chuyển tiền nội bộ:
- Chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác trong doanh nghiệp.
Lưu ý:
– Trong phân hệ ngân hàng không thực hiện 02 nghiệp vụ chi tiền mặt gửi vào ngân hàng và rút tiền ngân hàng nộp quỹ tiền mặt, chỉ được hạch toán 02 nghiệp vụ này trong phân hệ quỹ.
– Đối với chức năng: Thu tiền khách hàng, Thu tiền khách hàng hàng loạt, Trả tiền nhà cung cấp, Nộp thuế, Nộp bảo hiểm, Trả lương sẽ không thực hiện được nếu chưa có số liệu công nợ phát sinh trước đó.
– Trong phân hệ ngân hàng có chức năng ngân hàng điện tử cho phép doanh nghiệp chuyển tiền thanh toán, tra cứu số dư, tra cứu lịch sử giao dịch…trực tuyến ngay trên phần mềm đối với một số ngân hàng có kết nối đồng bộ với phần mềm.
2. Cách nhập chứng từ thu, chi trong phân hệ ngân hàng:
– Cách 1:Chọn vào menu “Nghiệp vụ”/Chọn phân hệ “Ngân hàng”/Ấn vào “Thu tiền/Chi tiền…” để nhập liệu
– Cách 2: Chọn phân hệ “Ngân hàng” ở thanh menu bên tay trái/ Ấn vào “Thu tiền/Chi tiền…” để nhập liệu
– Cách 2: Chọn “Bàn làm việc” ở thanh menu bên tay trái/Chọn phân hệ “Ngân hàng“/ Chọn “Quy trình“/Ấn vào “Thu tiền/Chi tiền…” để nhập liệu
3. Nghiệp vụ kế toán phát sinh:
* Nghiệp vụ 1: Ngày 15/04/2024 – Kế toán nhận được báo có của ngân hàng ACB của khoản tiền tạm ứng trước mua “Điện thoại Samsung Galaxy Note 20Ultra 5G” 10.000.000 đồng, của CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CAO TÍN.
- Chọn vào menu “Nghiệp vụ”/Chọn phân hệ “Ngân hàng”/Ấn vào “Thu tiền…”
-
Đối tượng: Nhập tên “Đối tượng“: Là đối tượng nộp tiền. Nếu đối tượng chưa có thông tin trên phần mềm thì ấn vào dấu “+” bên cạnh ô “Đối tượng” để thêm trực tiếp đối tượng trên màn hình nhập liệu.
-
Nhập “Mã số thuế” của khách hàng và ấn “Lấy thông tin” : Nếu là Doanh nghiệp, tổ chức, HKD… có mã số thuế. Nếu là cá nhân hoặc tổ chức không có mã số thuế thì kế toán tự đặt mã theo dõi.
- Đặt “Mã” khách hàng (Mã đối tượng là duy nhất không được trùng do đó nếu đối tượng có mã số thuế thì nên sử dụng MST làm mã đối tượng)
- Nhập các thông tin khác của khách hàng muốn theo dõi
-
Ấn “Cất” để lưu lại thông tin khách hàng. Lúc này tên đối tượng sẽ được cập nhật vào chứng từ thu tiền ngân hàng.
-
Nộp vào TK: Chọn tài khoản ngân hàng thu tiền. Trường hợp chưa có thông tin số tài khoản ngân hàng thì ấn vào dấu “+” bên cạnh ô “Nộp vào TK” để thêm trực tiếp thông tin số tài khoản ngân hàng trên màn hình nhập liệu.
- Lý do thu: Chọn lý do thu và nhập diễn giải lý do thu vào ô bên cạnh
+ Chọn “Vay nợ“: Nếu là thu tiền vay nợ => Phần mềm sẽ tự động hạch toán: Nợ TK 112/ Có TK 3411
+ Chọn “Thu lãi đầu tư tài chính“: Nếu là thu lãi ngân hàng, lãi hoạt động đầu tư tài chính => Phần mềm sẽ tự động hạch toán: Nợ TK 112/ Có TK 515
+ Chọn “Thu hoàn ứng“: Nếu thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên => Phần mềm sẽ tự động hạch toán: Nợ TK 112/ Có TK 141
+ Chọn “Thu hoàn thuế GTGT“: Nếu nhận được tiền hoàn thuế GTGT => Phần mềm sẽ tự động hạch toán: Nợ TK 112/ Có TK 1331
+ Chọn “Thu khác“: Nếu thu tiền không thuộc 4 khoản thu trên => Phần mềm sẽ tự động hạch toán: Nợ TK 112, TK có kế toán nhập tài khoản có tương ứng.
- Nhân viên thu: Chọn tên nhân viên thu tiền nếu muốn thống kê số liệu theo nhân viên thu. Trường hợp chưa có thông tin nhân viên thì ấn vào dấu “+” bên cạnh ô “Nhân viên thu” để thêm trực tiếp thông tin nhân viên trên màn hình nhập liệu.
- Nhập “Ngày hạch toán“
- Nhập “Số chứng từ” (nếu chưa tự động nhảy theo thứ tự)
- Chọn tab “1.Hạch toán“
- Hạch toán “TK có“: 131
- Nhập “Số tiền“: 10.000.000
- Kiểm tra lại thông tin chứng từ và ấn “Cất” để lưu lại
-
Ấn “In” để in chứng từ (nếu có)
* Nghiệp vụ 2: Ngày 20/04/2024 – Kế toán đã nhận được báo nợ của ngân hàng Á Châu (ACB) khoản chi trả tiền mua hàng của hóa đơn 00000378 ngày 31/12/2023: 2.916.000 đồng cho CÔNG TY TNHH VN ĐẠI PHONG.
- Chọn vào menu “Nghiệp vụ”/Chọn phân hệ “Ngân hàng”/Ấn vào “Chi tiền…” Hoặc “Trả tiền nhà cung cấp…”
+ Đối với chứng từ “Chi tiền“: Sẽ chi trả bất kỳ số tiền công nợ nào mà không phải chi tiết theo từng hóa đơn. Do đó nếu số chi trả bị sai sót thì vào chứng từ ấn “Bỏ ghi“/ Chọn “Sửa” để sửa lại cho đúng.
+ Đối với chứng từ “Trả tiền nhà cung cấp…“: Số tiền chi trả không được cao hơn số hiển thị trên từng hóa đơn. Do chi trả theo số liệu cho từng hóa đơn mua hàng nên sẽ theo dõi được chi tiết công nợ theo hóa đơn và khi số liệu bị sai sót trên chứng từ trả tiền thì phải “Xóa bỏ” chứng từ trả tiền để lập lại chứng từ mới đúng thay thế.
- Phương thức thanh toán: Chọn “Phương thức thanh toán“
- Loại tiền: Chọn “Loại tiền” thanh toán
- Nhà cung cấp: Nhập tên hoặc mã số thuế nhà cung cấp muốn thanh toán để tìm kiếm thông tin nhà cung cấp/ Chọn “Nhà cung cấp” muốn thanh toán.
- Ngày trả tiền: Nhập ngày thanh toán
- Ấn “Lấy dữ liệu“
- Tích chọn vào “Chứng từ công nợ” muốn thanh toán
- Cột “Số trả“: Nhập số tiền thanh toán nếu khác với số trên chứng từ công nợ và không được lớn hơn số phải thanh toán trên chứng từ công nợ.
- Ấn “Trả tiền“
- Tài khoản chi: Chọn tài khoản ngân hàng chi trả tiền cho nhà cung cấp
- Tài khoản nhận: Nhập số tài khoản ngân hàng nhận tiền của nhà cung cấp trường hợp muốn lập UNC chuyển tiền trực tuyến trên phần mềm. Nếu chưa có thông tin số tài khoản ngân hàng nhận tiền của nhà cung cấp thì ấn vào dấu “+” bên cạnh ô “Tài khoản nhận” để thêm trực tiếp thông tin số tài khoản ngân hàng nhận tiền của nhà cung cấp trong tab “Tài khoản ngân hàng” ở cửa sổ “Sửa Nhà cung cấp“.
- Nội dung TT: Sửa lại lý do thanh toán (nếu có)
- Nhân viên: Chọn nhân viên chi tiền nếu muốn theo dõi số liệu chi theo nhân viên
- Ngày hạch toán: Kiểm tra lại ngày hạch toán nếu chưa đúng thì nhập lại cho đúng
- Số chứng từ: Nhập số chứng từ (nếu chưa tự động nhảy theo thứ tự)
- Kiểm tra lại thông tin chứng từ và ấn “Cất” để lưu lại
- Ấn “Chuyển tiền TT” để thực hiện chức năng chuyển tiền trực tuyến trên phần mềm Misa (nếu có)
- Ấn “In” để in chứng từ (nếu có)
* Nghiệp vụ 3: Ngày 25/04/2024 – Kế toán nhận được giấy báo nợ và giấy báo có chuyển 100.000.000 đồng từ tài khoản Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) sang tài khoản Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (VCB).
- Chọn vào menu “Nghiệp vụ”/Chọn phân hệ “Ngân hàng”/Ấn vào “Chuyển tiền nội bộ…”
- Tài khoản đi: Chọn tài khoản ngân hàng chuyển tiền
- Tài khoản đến: Chọn tài khoản ngân hàng nhận tiền
- Lý do chuyển: Nhập lý do chuyển tiền
- Ngày hạch toán: Nhập ngày hạch toán
- Số chứng từ: Nhập số chứng từ (nếu có)
- Chọn tab “1.Chi tiết”
- Hạch toán “TK Nợ“/”TK có” (Phần mềm tự động hạch toán 1121 nhưng nếu là tiền ngoại tệ thì kế toán phải nhập lại TK 1122)
- Cột “Số tiền“: Nhập số tiền hạch toán
- Kiểm tra lại thông tin chứng từ và ấn “Cất” để lưu lại
- Ấn “Chuyển tiền TT” để thực hiện chức năng chuyển tiền trực tuyến trên phần mềm Misa (nếu có)
- Ấn “In” để in chứng từ (nếu có)