1 – Ngày … tháng… năm…..: Là thời điểm lập hóa đơn
– Đối với lĩnh vực thương mại, phân phối hàng hóa: Là lúc bàn giao hàng hóa cho khách hàng
– Đối với lĩnh vực cung cấp dịch vụ: Là lúc thu tiền của khách hàng (nếu có thu tiền trước) hoặc khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
– Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt: Là lúc nghiệm thu, bàn giao.
– Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù thì thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2 – Mã CQT:
Mã CQT gồm 34 ký tự duy nhất mặc định cấp tự động từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế khi ký hóa đơn gửi lên hệ thống. Hóa đơn có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có 23 ký tự. Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì không có dòng này.
3 – Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua hàng:
– Ghi theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy đăng ký thuế
– Nếu người mua không có mã số thuế thì bỏ trống
– Nếu người mua là cá nhân thì ghi: Họ tên người mua hàng, địa chỉ cư trú và mã số thuế (Nếu không có mã số thuế thì bỏ trống).
– Nếu là khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
– Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
Lưu ý: Các chỉ tiêu logo, hình thức thanh toán, số tài khoản, Email, website, số điện thoại là các chỉ tiêu không bắt buộc phải có trên hóa đơn.
4 – Nội dung hóa đơn:
* Cột (1) STT:
Ghi theo thứ tự tuần tự từ số nhỏ đến số lớn tương ứng với các hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Lưu ý: Nếu là dòng để diễn giải, ghi chú thì không ghi số thứ tự
* Cột (2) Tên hàng hóa, dịch vụ:
Ghi bằng tiếng Việt, nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…
– Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: Thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa.
Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
– Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm…: Ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ…. theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
* Cột (3) Đơn vị tính:
+ Đối với hàng hóa: Phải ghi đơn vị tính
+ Đối với dịch vụ: Ghi/Không ghi đơn vị tính đều được
* Cột (4) Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa dịch vụ
– Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
* Cột (5) Đơn giá: Là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT
– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
* Cột (6) Thành tiền: = số lượng x Đơn giá
5 – Cộng tiền hàng: Là tổng cộng số tiền của cột “Thành tiền”
Hàng hóa, dịch vụ |
Cách ghi |
|
6 – Thuế suất thuế GTGT: |
7 – Tiền thuế GTGT: |
|
| Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% | 0% | 0 |
| Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng thuế suất 5% | 5% | = Cộng tiền hàng x 5% |
| Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng thuế suất 10% (Có giảm 2%) | 8% | = Cộng tiền hàng x 8% |
| Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng thuế suất 10% (Không giảm 2%) | 10% | = Cộng tiền hàng x 10% |
| Đối với hàng hóa, dịch vụ không kê khai, tính nộp thuế | KKKNT | Bỏ trống |
| Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế | KCT | Bỏ trống |
8 – Tổng cộng tiền thanh toán:
Ghi tổng cộng tiền hàng hóa, dịch vụ = Cộng tiền hàng + Tiền thuế GTGT
9 – Chữ ký người mua hàng:
Là chữ ký số của bên mua hàng – Không bắt buộc phải có
10 – Chữ ký người bán hàng:
Là chữ ký số của bên bán hàng bắt buộc phải có trên hóa đơn. Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
11 – Là thông tin tra cứu để tra cứu hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
