Cách nhập chứng từ thu, chi tiền mặt vào phần mềm Misa

  • Trước khi nhập dữ liệu vào phần mềm Misa, thì kế toán nên ghi nhớ các chứng từ nào sẽ được nhập ở phân hệ nào. Nếu nhập liệu sai phân hệ mà phần mềm vẫn cho ghi sổ chứng từ thì số liệu vẫn hiển thị trên sổ cái, nhưng không được hiển thị trên sổ chi tiết.

Ví dụ: Kế toán nhập chứng từ thu, chi, chứng từ nhập, xuất kho vào phân hệ “Tổng hợp/Chứng từ khác” thì khi vào xem báo cáo sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tồn kho sẽ không có số liệu là do kế toán nhập liệu sai phân hệ.

  • Đối với phân hệ quỹ thì được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ kế toán như sau:

1. Nghiệp vụ kế toán được xử lý trong phân hệ quỹ:

– Phần thu:

  • Thu tiền góp vốn kinh doanh bằng tiền mặt
  • Rút tiền ngân hàng nộp vào quỹ tiền mặt
  • Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt
  • Thu tiền hoàn ứng của nhân viên bằng tiền mặt
  • Thu lại tiền ký quỹ bằng tiền mặt
  • Một số nghiệp vụ thu khác bằng tiền mặt

– Phần chi:

  • Chi tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng
  • Chi trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt
  • Chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt
  • Chi ký quỹ bằng tiền mặt
  • Chi trả lương bằng tiền mặt
  • Chi nộp thuế…bằng tiền mặt
  • Chi nộp bảo hiểm bằng tiền mặt
  • Một số nghiệp vụ chi khác bằng tiền mặt

Lưu ý:

– Đối với chức năng: Thu tiền khách hàng, Thu tiền khách hàng hàng loạt, Trả tiền nhà cung cấp, Nộp thuế, Nộp bảo hiểm, Trả lương sẽ không thực hiện được nếu chưa có số liệu công nợ phát sinh trước đó.

2. Chứng từ gốc được xử lý trong phân hệ quỹ:

Chứng từ gốc là chứng từ trực tiếp được dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ sinh ra nghiệp vụ kế toán trên phần mềm Misa.

Ví dụ:

  • Phiếu chi tiền tạm ứng -> Chứng từ gốc là giấy đề nghị tạm ứng được giám đốc hoặc kế toán trưởng phê duyệt
  • Phiếu chi tiền gửi vào ngân hàng -> Phiếu chi được sếp và kế toán trưởng phê duyệt
  • Thu tiền góp vốn kinh doanh -> Chứng từ gốc là biên bản thỏa thuận góp vốn
  • Rút tiền ngân hàng nộp vào quỹ tiền mặt -> Chứng từ gốc là UNC,SEC, Lệch chi tiền được sếp và kế toán trưởng phê duyệt

3. Cách nhập chứng từ thu, chi trong phân hệ quỹ:

Để nhập liệu vào phần mềm Misa có nhiều cách: Kế toán có thể chọn các cách sao để nhập liệu

– Cách 1: Chọn phân hệ “Quỹ” ở thanh menu bên tay trái/ Ấn vào “Thu tiền/Chi tiền…” để nhập liệu

– Cách 2: Chọn “Bàn làm việc” ở thanh menu bên tay trái/Chọn phân hệ “Quỹ

  • Chọn “Quy trình“/Ấn vào “Thu tiền/Chi tiền…” để nhập liệu

– Cách 3: Chọn vào menu “Nghiệp vụ” trên thanh menu chính/Chọn phân hệ “Quỹ“/Ấn vào “Thu tiền/Chi tiền…” để nhập liệu

=> Việc chọn cách nào để nhập liệu vào phần mềm Misa là do thói quen thao tác của kế toán. Tuy nhiên đối với người mới bắt đầu sử dụng phần mềm Misa thì nên chọn cách 3 sẽ dễ thao tác và tất cả các nghiệp vụ được xử lý trong phân hệ quỹ sẽ được hiển thị khi thao tác.

4. Nghiệp vụ kế toán phát sinh:

* Nghiệp vụ 1: Ngày 15/01/2024 – Kế toán thu tiền góp vốn kinh doanh của Bà Đoàn Thị Thu Hà: 250.000.000 đồng, Ông Võ Văn Nghĩa: 250.000.000 đồng theo biên bản thỏa thuận góp vốn ngày 31/12/2023.

4.1 Nhập phiếu thu tiền của Bà Đoàn Thị Thu Hà

  • Kế toán ấn vào menu “Nghiệp vụ“/ Chọn “Quỹ“/ Chọn “Thu tiền” => Lúc này phần mềm sẽ phát sinh màn hình nhập liệu của phiếu thu:

– Phần thông tin chung:

  •  “Đối tượng“: Là đối tượng liên quan đến khoản tiền đanh nhập liệu (Là khách hàng, nhân viên hay nhà cung cấp): Nhập tên người nộp tiền: Là Bà Đoàn Thị Thu Hà thuộc đối tượng “Nhân viên“. Kế toán nhập mã nhân viên hoặc tên nhân viên vào ô “Đối tượng” để tìm tên đối tượng xem có trên phần mềm chưa. Trường hợp tên nhân viên chưa có trên phần mềm thì Ấn vào “Danh mục“/Chọn “Đối tượng“/Chọn “Nhân viên“/ Ấn “Thêm” để thêm mới tên nhân viên.
  • Lý do nộp“: Chọn lý do nộp tương ứng trong 4 lý do (Rút tiền gửi về nộp quỹ, Thu hoàn thuế GTGT, Thu hoàn ứng, Thu khác)
  • Nhập diễn giải cho lý do nộp nếu chọn “Thu khác

– Phần chứng từ:

  • Nhập ngày hạch toán: Ngày lập chứng từ phát sinh hoặc theo ngày trên chứng từ kế toán trường hợp nhập lại dữ liệu kế toán
  • Nhập ngày chứng từ: Tự nhảy theo ngày hạch toán. Ngày chứng từ không được lớn hơn ngày hạch toán, nếu nhập ngày chứng từ khác ngày hạch toán.
  • Số chứng từ: Nhập số chứng từ, nếu muốn số chứng từ nhảy liên tục. Trường hợp nếu nhập lại dữ liệu củ thì không nhất thiết đánh lại số chứng từ (nên sử dụng chức năng đánh lại số chứng từ hàng loạt sau khi nhập xong dữ liệu để tiết kiệm thời gian)

– Phần hạch toán:

  • Ấn chọn dòng “Bấm và đây để thêm mới
  • Nhập tài khoản hạch toán:

+ TK Nợ: Phần mềm mặc định 1111

+ TK Có: Kế toán nhập tài khoản liên quan: 41111 (Lưu ý: Nhập tài khoản chi tiết nhất trên phần mềm)

+ Số tiền: Nhập số tiền thu: 250.000.000

+ Còn lại các mục khác: Mục thu/Chi, Đơn vị, Công trình, Hợp đồng bán, Số khế ước, Mã thống kê: Mang tính chất thống kê theo dõi tùy theo nhu cầu quản lý cụ thể kế toán có thể tạo mã tương ứng để thống kê theo dõi.

  • Ấn “Cất” để lưu lại chứng từ đã nhập.

  • Ấn “Bỏ ghi“/ Ấn “Sửa“: Nếu muốn sửa lại thông tin, số liệu trên chứng từ hoặc Ấn “Xóa” để xóa bỏ chứng từ
  • Ân “In“: Để in chứng từ

4.2 Nhập phiếu thu tiền tiếp theo của Ông Võ Văn Nghĩa:

  • Ấn chọn “Tiện ích“/ Chọn “Thêm mới từ chứng từ hiện thời” trên phiếu thu của Bà Hà đang mở để nhân bản cho nhanh

Hoặc

  • Ấn vào “Quỹ“/Chọn “Thu,chi tiền“/ Chọn “Thời gian phát sinh của chứng từ“/ Ấn “Lấy dữ liệu” => Nhấp phải chuột vào chứng từ muốn nhân bản/ Chọn “Nhân bản

=> Lúc này phần mềm sẽ phát sinh 1 phiếu chi mới với thông tin được copy từ phiếu chi được nhân bản, kế toán tiến hành sửa lại thông tin trên phiếu thu mới và Ấn “Cất” là xong.

5. Cách xem lại chứng từ thu chi tiền mặt đã nhập:

  • Ấn vào “Quỹ“/Chọn “Thu,chi tiền“/ Chọn “Thời gian phát sinh của chứng từ muốn xem“/ Ấn “Lấy dữ liệu
  • Nhấp đúp chuột vào chứng từ để mở chứng từ muốn thao tác hoặc nhấp phải chuột vào chứng từ để chọn chức năng muốn thực hiện (Xem, thêm, bỏ ghi, sửa, xóa, nhân bản, in…)

* Nghiệp vụ 2: Ngày 15/01/2024 – Kế toán mang tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng ACB của công ty : 700.000.000 đồng. 

  • Kế toán ấn vào menu “Nghiệp vụ“/ Chọn “Quỹ“/ Chọn “Chi tiền

  • Nhập hoặc tên nhân viên nhận tiền
  • Chọn “Lý do chi“: Gửi tiền vào ngân hàng
  • Nhập “Ngày hạch toán
  • Nhập “Số chứng từ” (nếu có)
  • Chọn tab “1.Hạch toán
  • Nhập số tiền gửi vào ngân hàng
  • Chọn “Tài khoản ngân hàng” nộp tiền mặt vào
  • Kiểm tra lại chứng từ và Ấn “Cất” để lưu chứng từ

Lưu ý: Nếu số tài khoản ngân hàng chưa có trên phần mềm thì kế toán ấn vào dấu “+” bên cạnh số tài khoản để thêm mới trực tiếp hoặc vào menu “Danh mục“/ Chọn “Ngân hàng“/Chọn “Tài khoản ngân hàng” để thêm mới số tài khoản ngân hàng.

6. Cách xem báo cáo, sổ sách kế toán trên phân mềm Misa

– Cách 1:

  • Vào menu “Tiện ích”/ Chọn “Báo cáo”

  • Ở tab “Danh sách báo cáo“/ Chọn “Phân hệ muốn xem báo cáo”/ Chọn “Báo cáo/Sổ kế toán muốn xem hoặc kiểm tra”

  • Nhập “Kỳ báo cáo”: Thời gian muốn xem báo cáo
  • Chọn “Loại tiền“: Nếu muốn xem báo cáo bằng đồng ngoại tệ
  • Tích chọn “Số tài khoản” muốn xem
  • Ấn “Đồng ý

  • Ấn vào “Số chứng từ“: Để mở chứng từ sau đó có thể thực hiện các thao tác “Xem, bỏ ghi, sửa, xóa, in…” chứng từ kế toán
  • Ấn “Nạp“: Để “Cập nhật lại số liệu” trên báo cáo
  • Ấn “Gửi email, Zalo“: Để “Gửi báo cáo” qua mail hoặc Zalo
  • Ấn “Xuất khẩu“: Để “Xuất báo cáo Excel
  • Ấn “In“: Để “In báo cáo
  • Ấn “Đóng“: Để “Đóng lại màn hình báo cáo

– Cách 2:

  • Vào “Phân hệ tương ứng muốn xem báo cáo” tại thanh menu bên tay trái/ Chọn “Quy trình”
  • Chọn “Mẫu báo cáo muốn xem” phía bên phải màn hình
  • Các thao tác còn lại tương tự cách 1 ở trên