Bước 1: Copy dữ liệu từ file Excel của doanh nghiệp sang file Excel theo mẫu của phần mềm Misa:
File dữ liệu Excel của doanh nghiệp
- Vào “Tệp“/ Chọn “Nhập khẩu từ Excel…“
- Tích chọn loại dữ liệu “Số dư“
- Tích chọn mục “Khai báo CCDC đầu kỳ“
- Ấn “Tải tệp dữ liệu mẫu…“: Lúc này phần mềm Misa kết xuất file Excel để Khai báo CCDC đầu kỳ theo form mẫu của phần mềm Misa
- Kế toán tiến hành copy dữ liệu trên file dữ liệu Excel có sẵn của doanh nghiệp vào file Excel Công cụ dụng cụ đầu kỳ theo form mẫu của phần mềm Misa
-
Sau khi copy xong dữ liệu kế toán --> lưu file Excel của phần mềm Misa vào máy tính và chuẩn bị nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm Misa.
Lưu ý khi đưa dữ liệu vào file Excel của phần mềm Misa:
– Những cột có dấu (*) là bắt buộc phải nhập
– Khi nhập đến cột nào thì bỏ con trỏ vào cột đó để đọc hướng dẫn cách nhập
- Mã CCDC: Doanh nghiệp tự đặt mã CCDC và không được trùng mã với các CCDC khác
- Tên CCDC: Copy cột Tên CCDC trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Ngày ghi tăng: Copy cột ngày ghi tăng trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- TK chờ phân bổ: Nhập tài khoản hạch toán ghi tăng (TK chờ phân bổ) tương ứng của CCDC
- Đơn vị tính: Copy cột ĐVT trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Số lượng: Copy cột Số lượng ghi tăng trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Đơn giá: Copy cột Đơn giá trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Giá trị đã phân bổ: Copy cột Lũy kế đã phân bổ trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Tổng số kỳ PB (tháng): Nhập số tháng phân bổ của CCDC hoặc Copy cột Số tháng phân bổ trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Số kỳ PB còn lại (tháng): Nhập số tháng phân bổ còn lại của CCDC hoặc Copy cột Số tháng phân bổ còn lại trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Số tiền phân bổ hàng kỳ: Nhập số tiền phân bổ hàng tháng của CCDC hoặc Copy cột Giá trị phân bổ hàng tháng trên file Excel Sổ theo dõi công cụ dụng cụ của doanh nghiệp đưa vào.
- Mã đơn vị sử dụng: Nhập mã phòng ban/Bộ phận sử dụng CCDC. Nếu không nhớ mã phòng ban/Bộ phận thì vào “Danh mục“/ Chọn “Cơ cấu tổ chức” để xem mã phòng ban/Bộ phận. Trường hợp chưa có mã phòng ban/Bộ phận thì ấn “Thêm” để thêm mới hoặc nhập khẩu từ Excel. Trường hợp 1 CCDC sử dụng cho nhiều phòng ban/Bộ phận thì phải nhập thành nhiều dòng tương ứng với từng phòng ban/Bộ phận.
- Số lượng đơn vị sử dụng: Nhập số lượng CCDC sử dụng cho từng phòng ban/Bộ phận
- Đối tượng phân bổ: Nhập mã phòng ban/Bộ phận sử dụng CCDC. Nếu không nhớ mã phòng ban/Bộ phận thì vào “Danh mục“/ Chọn “Cơ cấu tổ chức” để xem mã phòng ban/Bộ phận. Trường hợp chưa có mã phòng ban/Bộ phận thì ấn “Thêm” để thêm mới hoặc nhập khẩu từ Excel. Trường hợp 1 CCDC sử dụng cho nhiều phòng ban/Bộ phận thì phải nhập thành nhiều dòng tương ứng với từng phòng ban/Bộ phận.
- Tỷ lệ phân bổ: Nhập tỷ lệ phân bổ tương ứng cho từng đối tượng.
+ Nếu chỉ phân bổ cho 1 đối tượng thì nhập 100.
+ Đọc và nhập theo hướng dẫn trên file Excel Công cụ dụng cụ đầu kỳ của phần mềm Misa.
- TK chi phí: Nhập tài khoản hạch toán chi phí phân bổ tương ứng với từng đối tượng được phân bổ.
– Các cột không bắt buộc khác nếu doanh nghiệp có thông tin và có nhu cầu theo dõi thì nhập theo hướng dẫn trên file Excel của Misa.
Bước 2: Nhập khẩu dữ liệu từ file Excel vào phần mềm Misa:
- Vào “Tệp“/ Chọn “Nhập khẩu từ Excel…“
- Tích chọn loại dữ liệu “Số dư“
- Tích chọn mục “Khai báo CCDC đầu kỳ“
- Tích vào biểu tượng “Thư mục” ngay dòng “Đường dẫn đến tệp dữ liệu“
- Chọn file dữ liệu Excel theo mẫu của phần mềm Misa ấn “Open“
- Ấn “Tiếp theo“
- Ấn “Tiếp theo“
-
Kiểm tra tình trạng dữ liệu vào nếu phần mềm hiển thị “<Hợp lệ>” là dữ liệu vào đã chính xác
- Nếu phần mềm báo lỗi thì ấn vào “Sửa lại tệp dữ liệu” để sửa lại dữ liệu trên file Excel của Misa và lưu lại. Sau đó ấn vào “Kiểm tra lại dữ liệu” để phần mềm kiểm tra lại dữ liệu đưa vào.
-
Nếu dữ liệu vào đã “<Hợp lệ>” thì ấn “Thực hiện” để phần mềm nhập khẩu dữ liệu vào.
- Sau khi hoàn thành ấn “Đóng” để quay về màn hình làm việc
Cách nhập khẩu file Excel số dư tài khoản đầu kỳ vào phần mềm Misa