15. Nhập khẩu file Excel số dư tài khoản:
Khi nhập khẩu file Excel số dư tài khoản vào phần mềm Misa doanh nghiệp cần lưu ý:
- Số dư tài khoản nhập khẩu trong trường hợp này là các tài khoản không được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng.
- Đối với các tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng như: TK 112, 131, 141,331 thì không nhập khẩu được mà phải nhập chi tiết theo từng đối tượng theo dõi.
- Số hiệu tài khoản được nhập khẩu phải là tài khoản chi tiết nhất. Ví dụ: TK thuế GTGT phải nộp: 333 là tài khoản cấp 1 có tài khoản chi tiết cấp 2 là 3331 và tài khoản chi tiết cấp 3 là 33311 --> Thì khi nhập khẩu vào phần mềm Misa chọn TK 33311.
- Những tài khoản vừa phải nhập khẩu số dư vừa phải khai báo thông tin chi tiết như: TK 15…,211, 242, 341
Bước 1: Copy dữ liệu từ file Excel của doanh nghiệp sang file Excel theo mẫu của phần mềm Misa:
File dữ liệu Excel của doanh nghiệp
- Vào “Tệp“/ Chọn “Nhập khẩu từ Excel…“
- Tích chọn loại dữ liệu “Số dư“
- Tích chọn mục “Số dư tài khoản“
- Ấn “Tải tệp dữ liệu mẫu…“: Lúc này phần mềm Misa kết xuất file Excel Số dư tài khoản theo form mẫu của phần mềm Misa
- Kế toán tiến hành copy dữ liệu trên file dữ liệu Excel có sẵn của doanh nghiệp vào file Excel Số dư tài khoản theo form mẫu của phần mềm Misa
-
Sau khi copy xong dữ liệu kế toán --> lưu file Excel của phần mềm Misa vào máy tính và chuẩn bị nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm Misa.
Lưu ý khi đưa dữ liệu vào file Excel của phần mềm Misa:
– Những cột có dấu (*) là bắt buộc phải nhập
– Khi nhập đến cột nào thì bỏ con trỏ vào cột đó để đọc hướng dẫn cách nhập
- Số tài khoản: Doanh nghiệp nhập số hiệu tài khoản chi tiết nhất hoặc Copy tài khoản chi tiết nhất cột Số hiệu tài khoản trên file Excel Bảng tổng hợp số dư cuối kỳ của doanh nghiệp đưa vào.
- Loại tiền: Nhập loại tiền nếu là ngoại tệ. Nếu không nhớ thì ấn vào menu “Danh mục“/ Chọn “Khác“/ Chọn “Loại tiền” để xem ký hiệu từng loại tiền.
- Dư nợ: Nhập dư Nợ nguyên tệ (Chỉ nhập trong trường hợp là ngoại tệ)
- Dư Nợ quy đổi: Nhập số dư Nợ của tài khoản
- Dư có: Nhập dư Có nguyên tệ (Chỉ nhập trong trường hợp là ngoại tệ)
- Dư Có quy đổi: Nhập số dư Có của tài khoản
– Các cột không bắt buộc khác nếu doanh nghiệp có thông tin và có nhu cầu theo dõi thì nhập theo hướng dẫn trên file Excel của Misa.
Bước 2: Nhập khẩu dữ liệu từ file Excel vào phần mềm Misa:
- Vào “Tệp“/ Chọn “Nhập khẩu từ Excel…“
- Tích chọn loại dữ liệu “Số dư“
- Tích chọn mục “Số dư tài khoản“
- Tích vào biểu tượng “Thư mục” ngay dòng “Đường dẫn đến tệp dữ liệu“
- Chọn file dữ liệu Excel theo mẫu của phần mềm Misa ấn “Open“
- Ấn “Tiếp theo“
- Ấn “Tiếp theo“
-
Kiểm tra tình trạng dữ liệu vào nếu phần mềm hiển thị “<Hợp lệ>” là dữ liệu vào đã chính xác
- Nếu phần mềm báo lỗi thì ấn vào “Sửa lại tệp dữ liệu” để sửa lại dữ liệu trên file Excel của Misa và lưu lại. Sau đó ấn vào “Kiểm tra lại dữ liệu” để phần mềm kiểm tra lại dữ liệu đưa vào.
-
Nếu dữ liệu vào đã “<Hợp lệ>” thì ấn “Thực hiện” để phần mềm nhập khẩu dữ liệu vào.
- Sau khi hoàn thành ấn “Đóng” để quay về màn hình làm việc
Cách tạo mới dữ liệu từ dữ liệu kế toán năm trước trên phần mềm Misa