Sau khi tải và cài đặt phần mềm Misa thành công thì bước tiếp theo là tạo dữ liệu kế toán để làm việc được trên phần mềm. Để tạo dữ liệu trên phần mềm Misa chúng ta có 2 cách như sau:
Cách 1: Tạo mới dữ liệu kế toán: Áp dụng cho các doanh nghiệp mới sử dụng phần mềm Misa. Đối với các doanh nghiệp đã có phát sinh số liệu từ các năm trước mới chuyển sang sử dụng phần mềm Misa thì sau khi tạo mới dữ liệu kế toán xong, doanh nghiệp thực hiện nhập số dư ban đầu để tiếp tục làm việc trên phần mềm Misa.
Xem bài viết cách khai báo thông tin ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập trên phần mềm Misa
Cách 2: Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước: Áp dụng cho các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm Misa các năm trước. Cuối năm tài chính doanh nghiệp thực hiện “Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước” để phần mềm tự động chuyển toàn bộ số dư cuối năm trước sang đầu năm này mà không phải khai báo thủ công.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể hạch toán số liệu của nhiều năm tài chính trên 1 dữ liệu kế toán mà không phải tạo mới thêm 1 dữ liệu kế toán, nhưng việc hạch toán nhiều năm tài chính trên 1 dữ liệu kế toán mà dữ liệu phát sinh quá lớn làm phần mềm chậm hơn, hoặc khi thao tác nhầm “xóa, sửa, thêm số liệu” trên các chứng từ năm củ sẽ làm thay đổi số liệu dây chuyền giữa các năm.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tạo 1 dữ liệu kế toán năm 2020: Hạch toán cho số liệu các năm tài chính từ 2020,2021,2022,2023,2024….Hoặc hết năm 2020 tạo thêm dữ liệu kế toán 2021,hết năm 2021 tạo thêm dữ liệu kế toán 2022,…
Cách tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước trên phần mềm Misa
Cách tạo dữ liệu kế toán mới trên phần mềm Misa
- Mở phần mềm kê toán Misa:
1 – Vào “Tệp“/ Ấn “Tạo mới dữ liệu kế toán” hoặc Ấn vào “Tạo mới dữ liệu kế toán” ngoài màn hình chính
Quá trình tạo mới dữ liệu kế toán gồm 5 bước sau: Khai báo: Thông tin doanh nghiệp, Dữ liệu kế toán, Thông tin dữ liệu, Thông tin đăng nhập và Thực hiện.
Bước 1: Khai báo thông tin doanh nghiệp
2 – Ấn “Tiếp theo”
3 – Nhập “Mã số thuế” của doanh nghiệp sau đó Ấn “Lấy thông tin“: Nếu máy tính có kết nối Internet thì thông tin của doanh nghiệp tự động cập nhật bên dưới. Trường hợp máy tính không có kết nối Internet thì doanh nghiệp nhập thông tin thủ công.
4 – Nhập “Tên viết tắt của doanh nghiệp“: Bắt buộc phải nhập
5 – Chọn “Lĩnh vực hoạt động” của doanh nghiệp
6 – Ấn “Tiếp theo”
Bước 2: Khai báo dữ liệu kế toán
7 – Chọn “Năm tài chính bắt đầu” làm việc: Là năm mà doanh nghiệp muốn làm việc
Ví dụ: Doanh nghiệp tạo dữ liệu kế toán để hạch toán lại cho số liệu năm 2021 => Thì chọn năm tài chính bắt đầu là năm 2021
8 – Nhập “Ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm“: Phải nhỏ hơn ngày của chứng từ phát sinh
Ví dụ: Nếu chọn “Năm tài chính băt đầu” là năm 2021 => Thì phải nhập “Ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm” là ngày 01/01/2021. Nếu nhập “Ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm” là ngày 01/01/2022 thì không nhập được chứng từ phát sinh trong năm 2021.
Lưu ý: Thông tin tại mục (7) và (8) là 02 thông tin cực kỳ quan trọng và sẽ không thay đổi được sau khi doanh nghiệp tạo mới dữ liệu kế toán thành công. Nên bắt buộc doanh nghiệp phải nhập chính xác 2 thông tin này.
9 – Đặt “Tên dữ liệu” kế toán của doanh nghiệp
10 – Ấn “Thông tin máy chỉ và lữu trữ“
11 – Chọn “Đường dẫn lưu trữ”: Chọn ổ cứng lưu trữ trên máy tính, không nên chọn lưu dữ liệu trên ổ chứa chương trình (như ổ C)
12 – Ấn “Tiếp theo“
Bước 3: Khai báo thông tin dữ liệu kế toán
13 – Chọn “Chế độ kế toán” mà doanh nghiệp đăng ký áp dụng
Thông tin tại mục này là thông tin cực kỳ quan trọng và sẽ không thay đổi được sau khi doanh nghiệp tạo mới dữ liệu kế toán thành công. Nên bắt buộc doanh nghiệp phải nhập chính xác thông tin này.
14 – Chọn “Đồng tiền hạch toán“
- Chọn loại tiền hạch toán là ngoại tệ tương ứng nếu đồng tiền hạch toán của doanh nghiệp không phải là “VND“
- Tích chọn “Có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ” (nếu có)
15 – Chọn “Phương pháp tính giá xuất kho” của doanh nghiệp áp dụng
16 – Chọn “Phương pháp tính thuế GTGT” của doanh nghiệp đang áp dụng
Thông tin tại mục này là thông tin cực kỳ quan trọng và sẽ không thay đổi được sau khi doanh nghiệp tạo mới dữ liệu kế toán thành công. Nên bắt buộc doanh nghiệp phải nhập chính xác thông tin này.
17 – Ấn “Tiếp theo”
Bước 4: Khai báo thông tin đăng nhập
18 – Nhập thông tin đăng nhập gồm:
- Họ và tên người dùng chính
- Số điện thoại người dùng
- Chức danh (nếu có)
- Email: Để xác thực và cấp lại mật khẩu đăng nhập khi cần thiết.
Lưu ý: Doanh nghiệp cũng có thể bỏ qua thông tin “Chức danh” và “Email” và khi đăng nhập sẽ không cần xác nhận tài khoản.
19 – Ấn “Tiếp theo”
Cách đăng nhập vào phần mềm Misa mà không cần xác thực tài khoản
Bước 5: Hoàn thành thực hiện
20 – Kiểm tra lại thông tin dữ liệu kế toán của doanh nghiệp xem chính xác chưa
- Nếu thông tin dữ liệu chưa chính xác: Doanh nghiệp ấn vào “Quay lại” để quay lại bước cần thay đổi thông tin
- Nếu thông tin dữ liệu đã chính xác: Doanh nghiệp ấn vào “Thực hiện” để phần mềm tạo mới dữ liệu kế toán
21 – Ấn “Thực hiện”
22 – Ấn “OK”
Cách kiểm tra hạn sử dụng và tải phiên bản phần mềm phù hợp với GPSD phần mềm Misa