Áp dụng cho các doanh nghiệp các năm trước đã có sử dụng phần mềm kế toán Misa. Việc sử dụng chức năng “Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước” sẽ tự động chuyển số dư cuối năm trước sang thành số dư đầu năm nay cùng với các danh mục khách hàng, Nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa… mà không cần phải mất thời gian nhập lại thủ công hoặc nhập khẩu từ Excel.
Mở phần mềm kế toán Misa:
- Vào “Tệp“/ Chọn “Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước“
- Ấn “Tiếp theo”
- Chọn dữ liệu kế toán năm trước: Là dữ liệu kế toán muốn lấy số dư cuối kỳ sang dữ liệu kế toán năm mới hoặc dữ liệu muốn tách sang dữ liệu mới trường hợp tách dữ liệu.
- Đặt tên cho dữ liệu kế toán năm mới: Ví dụ: tạo mới dữ liệu kế toán năm 2025 thì đặt là “Tên dữ liệu_2025“…
- Chọn ngày bắt đầu hạch toán: Là ngày bắt đầu hạch toán trên dữ liệu kế toán năm mới. Ví dụ: Năm dữ liệu mới là 2025 thì nhập 01/01/2025. Lúc này phần mềm sẽ chuyển toàn bộ dữ liệu cuối năm trước tính hết ngày 31/12 năm trước thành số dư đầu năm nay và chuyển toàn bộ số liệu phát sinh từ ngày 01/01 năm mới trên dữ liệu kế toán năm trước sang dữ liệu kế toán năm mới.
Ví dụ: Công ty Hưng Thịnh năm 2021 có tạo một dữ liệu kế toán 2021 hạch toán chung cho số liệu phát sinh 3 năm tài chính: 2021,2022,2023. Đến tháng 04 năm 2024 công ty Hưng Thịnh đã nộp xong BCTC 2023 đồng thời cũng hạch toán toàn bộ chứng từ phát sinh từ tháng 01/2024 đến tháng 04/2024 trên dữ liệu kế toán 2021. Sang 2024 công ty Hưng Thịnh muốn tạo dữ liệu kế toán mới 2024 để hạch toán tiếp từ 2024 còn dữ liệu kế toán 2021 công ty sẽ lưu trữ vào nơi an toàn.
=> Khi tạo mới dữ liệu kế toán 2024 trong tháng 04/2024. Công ty Hưng Thịnh chọn ngày hạch toán là ngày 01/01/2024. Thì phần mềm sẽ chuyển toàn bộ số dư cuối năm 2023 sang thành số dư đầu năm 2024 và toàn bộ chứng từ phát sinh từ tháng 01/2024 đến tháng 04/2024 sang dữ liệu kế toán 2024. Đồng thời chuyển luôn toàn bộ danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, TSCĐ, CCDC … sang dữ liệu kế toán mới.
-
Khi xuất hiện màn hình bên dưới là phần mềm đang trong qua trình chuyển số liệu sang dữ liệu kế toán mới. Thời gian hoàn thành nhanh hay chậm tùy thuộc vào độ lớn của dữ liệu kế toán và tốc độ xử lý của máy tính. Doanh nghiệp phải chờ đến khi xuất hiện thông báo mới.
-
Khi xuất hiện màn hình thông báo “Tạo mới dữ liệu thành công” là dữ liệu kế toán đã được tạo mới
- Ấn “Đóng” để trở về màn hình đăng nhập
– Lưu ý khi thực hiện chức năng tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước:
- Doanh nghiệp phải có dữ liệu kế toán của năm trước trên phần mềm kế toán Misa
- Phải chọn đúng dữ liệu kế toán của năm trước trường hợp trên phần mềm có nhiều dữ liệu kế toán
- Phải hoàn tất các công việc cuối năm trước và số liệu đã đầy đủ, chính xác, chốt để làm báo cáo tài chính
- Đọc kỹ những cảnh báo trong quá trình tạo mới dữ liệu kế toán.
- Phải chọn ngày hạch toán cho chính xác vì thông tin này không thay đổi được khi dữ liệu kế toán được tạo mới và ảnh hưởng đến thời gian lấy dữ liệu của phần mềm.
- Khi dữ liệu kế toán mới được tạo thành công. Doanh nghiệp đăng nhập vào dữ liệu kế toán mới kiểm tra lại số liệu được phần mềm chuyển qua xem có chính xác chưa để có hướng xử lý kịp thời.