Cách tải hóa đơn gốc của bên bán từ hệ thống HĐĐT của Tổng cục thuế

Hiện tại hầu hết các doanh nghiệp đều đã sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ngoài những ưu điểm còn bộc lộ không ít những hạn chế, rủi ro liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn điển hình như:

– Để tra cứu được hóa đơn gốc: Phải có thông tin về địa chỉ trang website tra cứu và mã tra cứu hoặc tài khoản đăng nhập vào hệ thống tra cứu hóa đơn của bên bán cấp.

– Nếu hóa đơn được lưu trữ trên mail, thiết bị khác như: USB, ổ cứng máy tính, Driver mail…: Thì vẫn có rủi ro khi bị virus tấn công, bị hỏng ổ cứng, xóa nhầm file…

– Theo quy định thì bên bán hoặc bên cung cấp truyền tải và lưu trữ hóa đơn điện tử phải lưu trữ chứng từ đó với thời gian 10 năm: Nhưng một khi doanh nghiệp bị thất lạc thông tin tra cứu hóa đơn điện tử thì việc liên hệ bên bán xử lý, cung cấp lại thông tin không hề dễ dàng.

– Hóa đơn điện tử bản giấy không có giá trị về mặt pháp lý mà phải là dữ liệu theo chuẩn dữ liệu của Cơ quan thuế (File XML) quy định.

=> Như vậy để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử tối ưu nhất thì khi mua hàng hóa thì tốt nhất kế toán nên in hóa đơn điện tử ra bản giấy thể hiện rõ địa chỉ trang và mã tra cứu đồng thời tải và lưu file XML của hóa đơn điện tử đó ngay tại thời điểm bên bán gửi hóa đơn.

 

TRƯỜNG HỢP BỊ THẤT LẠC HĐĐT FILE GỐC CỦA BÊN BÁN THÌ THỰC HIỆN THEO HƯỚNG DẪN SAU

 

Cách 1: Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (Phải mất phí)

Cách 2: Liên hệ bên bán cung cấp gửi lại hóa đơn

Cách 3: Tra cứu từ file xml được tải trên trang  của Tổng cục thuế

 

=> Trong 3 cách trên thì cách 3 kế toán có thể xử lý chủ động hơn mặc dù hơi mất thời gian. Trình tự thực hiện như sau:

 

=> Điều kiện ban đầu

– Có tài khoản đăng nhập vào trang www.hoadondientu.gdt.gov.vn (Được cấp qua mail đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu công ty chưa đăng ký sử dụng HĐĐT sẽ không được cấp)

– Phải có địa chỉ website tra cứu hóa đơn điện tử của bên bán.

Ví dụ: Đối với người bán sử dụng hóa đơn Meinvoice của Công ty Cổ phần Misa thì địa chỉ website tra cứu hóa đơn là: (có thể xem trên hóa đơn mua hàng trước đó hoặc tìm kiếm trên mạng)

 => Cách thực hiện

Bước 1: Đăng nhập vào trang  tải file xml của hóa đơn cần tra cứu:

– Nhập thông tin đăng nhập

– Ấn “Đăng nhập

1. Chọn Tab ” Tra cứu” -> Chọn “Tra cứu hóa đơn

2. Chọn tab “Tra cứu hóa đơn đầu vào

3. Chọn “Kết quả kiểm tra”: Là hóa đơn có mã hay không có mã hoặc hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền muốn tra cứu

4. Chọn thời gian muốn tra cứu

5. Ấn “Tìm kiếm

6. Chọn hóa đơn cần xuất file xml

Ví dụ: Chọn hóa đơn 4952 ngày 13/09/2023 – Bên bán là: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI MINH TỚI

7. Ấn xuất file XMLlưu lại file XML này

Bước 2: Giải nén file XML vừa tải xong và mở tìm mã tra cứu hóa đơn

– Nhấp phải chuột vào file XML vừa tải về => Chọn “Extract Here” để giải nén

– Sau đó nhấp phải vào file XML vừa giải nén => Open with => Microsoft Edge => Sẽ hiển thị thông tin bên dưới

– Tìm thông tin để tra cứu hóa đơn

+ Mã số thuế của nhà cung cấp giải pháp: 0105987432 – Công ty cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams (Tra cứu thông tun công ty trên trang www.dangkykinhdoanh.gov.vn) và có địa chỉ web tra cứu là:

+ Mã số thuế bên bán: 0306013246 – CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI MINH TỚI

+ Mã tra cứu của hóa đơn: 5e217611-3be8-46af-bd8a-e42e5e6d6e16

Bước 3: Thực hiện tra cứu hóa đơn gốc:

– Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn của bên bán: https://tracuu.easyinvoice.vn/

– Nhập thông tin tra cứu mà website tra cứu hóa đơn yêu cầu:

+ Nhập mã số thuế người bán: Thông tin này ở 1 số nhà cung cấp khác là không bắt buộc

+ Nhập mã tra cứu của hóa đơn

+ Nhập mã xác thực

+ Ấn “Tra cứu” là chúng ta sẽ lấy được hóa đơn gốc của bên bán: Lúc này có thể tải file PDF và file dữ liệu XML về lưu trữ.

Lưu ý:

– Một số hóa đơn đặc thù cần có thông tin đăng nhập để lấy hóa đơn gốc từ bên bán sẽ không tra cứu đưọc theo cách trên như: Hóa đơn tiền điện, nước, cước viễn thông, internet…

– Tùy theo dữ liệu trên từng mẫu hóa đơn của các nhà cung cấp giải pháp khác nhau mà vị trí mã tra cứu có thể  khác nhau, không cố định như trên ảnh hướng dẫn các bạn chịu khó lọc tìm thêm trong file XML nhé.

Ví dụ: Đối với các hóa đơn điện tử meinvoice của Công ty Misa cung cấp thường thì mã tra cứu sẽ hiển thị ngay phần đầu trang.

Chúc các bạn thành công !

Cần tư vấn hỗ trợ vui lòng liên hệ với số hotline nhé.