Trong quá trìng hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế sẽ không ít các khoản chi phí mua hàng của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn. Để xử lý các khoản chi phí này doanh nghiệp phải hết sức thận trọng và hồ sơ chứng từ phải đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế.
1. Khi mua hàng của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:
– Theo quy định tại khoản 3, Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Thì cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Do đó khi công ty mua hàng hóa dịch vụ của đối tượng này thì yêu cầu người bán phải cung cấp hóa đơn để công ty làm căn cứ hạch toán vào chi phí theo quy định.
2. Khi mua hàng của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc từng lần phát sinh:
– Theo quy định tại khoản 4, Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
– Theo hướng dẫn tại mục 2.4 khoản 2 điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thuế TNDN:
“2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”
=> Căn cứ vào quy định và hướng dẫn trên thì:
Trường hợp 1: Khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân có giá trị dưới 100 triệu đồng/năm:
– Không bắt buộc phải có hóa đơn:
– Hồ sơ để doanh nghiệp hạch toán chi phí:
+ Hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ
+ Biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, dịch vụ
+ Phiếu nhập, xuất kho, phiếu giao hàng…
+ Chứng từ thanh toán (Trường hợp này không có hóa đơn nên không bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán)
+ Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo Mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
Trường hợp 2: Khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân có giá trị từ 100 triệu đồng/năm trở lên:
– Bắt buộc phải có hóa đơn thì công ty mới được hạch toán vào chi phí: Do đó khi mua hàng hóa, dịch vụ của đối tượng này thì yêu cầu người bán làm hồ sơ xin cấp hóa đơn từng lần để giao cho bên mua.
Công văn số 88465/CT-TTHT ngày 25/11/2019 V/v chi phí mua hàng hóa dịch vụ của hộ cá nhân kinh doanh
– Hồ sơ xin cấp hóa đơn từng lần gồm có:
– Cá nhân gửi Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử.
– Cá nhân phải khai, nộp thuế đầy trước khi gửi mẫu 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA đến cơ quan thuế
– Ngay trong ngày làm việc cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.
3. Đối với trường hợp đặc biệt như thuê tài sản của cá nhân:
– Nếu bên thuê là đơn vị Nhà Nước: Thì sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh xuất cho đơn vị Nhà Nước làm chứng từ thanh toán theo hướng dẫn tại (Công văn số: 4809/TCT-DNNCN ngày 20/12/2022) – Tải công văn
– Nếu bên thuê là doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức khác: Không thực hiện cấp hóa đơn theo hướng dẫn tại (Công văn số: 8315/CT-TTHT ngày 27/02/2020) – Tải công văn
Như vậy có thể kết luận:
– Khi mua hàng hóa, dịch vụ của đối tượng phải sử dụng hóa đơn thì bắt buộc phải có hóa đơn để ghi nhận chi phí, nếu mua hàng hóa, dịch vụ của đối tượng không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có giá trị từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì sử dụng hóa đơn cấp từng lần để ghi nhận chi phí (Trừ trường hợp thuê tài sản của cá nhân thì không cần hóa đơn).
– Theo hướng dẫn tại khoản 2, điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC thì cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì không phải nộp thuế GTGT, TNCN. Nhưng phải có trách nhiệm kê khai đầy đủ hồ sơ thuế theo quy định. Do đó để đảm tính hợp lý của chi phí thì công ty nên yêu cầu bên bán là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh đăng ký thuế, kê khai thuế và thỏa thuận phải cung cấp hồ sơ khai thuế cho công ty để kiểm tra, xác thực làm căn cứ thanh toán.
Xem bài viết cá nhân – hộ kinh doanh khai thuế TỪNG LẦN PHÁT SINH trên trang thuế điện tử