Chọn cách xử lý hóa đơn điều chỉnh hay thay thế ?

Khi hóa đơn sai ra sai sót thì bên bán là bên phải xử lý hóa đơn, tuy nhiên việc xử lý như thế nào để tốt nhất mà quan trọng là phải đúng quy định phù hợp điều kiện quản lý của doanh nghiệp là điều mà kế toán cần phải xem xét.

Trước tiên để lựa chọn phương án xử lý thích hợp thì kế toán cần xem xét phương án xử lý sai sót :

– Có thuộc trường hợp được thay thế hay điều chỉnh không ?

Ví dụ: 

+ Đối với hóa đơn hóa đơn chỉ sai sót tên, địa chỉ thì không cần phải điều chỉnh hay thay thế => mà làm thông báo SS gửi CQT và thông báo cho khách hàng

+ Hóa đơn sai sót đã cấp mã chưa gửi người mua thì hủy và xuất hóa đơn mới thay thế,

+ Hóa đơn thay thế bị sai sót thì không được điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh bị sai sót thì không được xuất thay thế…

– Có thỏa  thuận được với phía khách hàng không (cần thiết thì lập biên bản thỏa thuận xử lý sai sót) ?: Trường hợp có thỏa thuận lập văn bản sai sót thì phải lập biện bản ghi nhận trước khi xử lý hóa đơn

– Phương án xử lý có phát sinh thêm nhiều việc làm cho bộ phận kế toán hay không?  (Như phải điều chỉnh, lại chứng từ thu, chi, sổ sách và báo cáo…)

Ví dụ: Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải khai bổ sung lại tờ khai thuế GTGT, báo cáo tài chỉnh, điều chỉnh lại chứng từ, sổ sách kế toán…

 

VẬY ĐỂ CHỌN XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH HAY THAY THẾ

CÁC BẠN XEM QUA

BẢNG TÓM LƯỢC XỬ LÝ HÓA ĐƠN CÓ SAI SÓT DƯỚI ĐÂY NHÉ:

 

NỘI DUNG SAI SÓT

XỬ LÝ

GỬI MẪU 04/SS-HĐĐT

1. Các trường hợp không phải hủy hóa đơn:

Hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót. – Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót

– Không phải hủy hóa đơn sai sót

– Không phải lập lại hóa đơn

– Phải gửi thông báo sai sót (Giải trình) cho CQT

 

2. Trường hợp phải lập hóa đơn mới:

Hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót – Hủy hóa đơn sai sót

– Lập hóa đơn mới đúng gửi CQT cấp mã và gửi người mua

– Phải gửi thông báo sai sót (Hủy) cho CQT

– Trên hóa đơn mới không có dòng “Thay thế cho hóa đơn….”

3. Các trường hợp phải lập hóa đơn thay thế:

– Hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. Nếu thu tiền trước khi cung ứng dịch vụ:

– Hủy luôn hóa đơn

– Phải gửi thông báo sai sót (Hủy) cho CQT
Nếu thu tiền trong khi cung ứng dịch vụ:

– Lập hóa đơn thay thế với phần dịch vụ đã cung cấp (hóa đơn góc sẽ bị thay thế)

– Phải gửi thông báo sai sót (Thay thế) cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Thay thế cho hóa đơn….”

– Từ khi sử dụng HĐĐT theo NĐ 123/2020 nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo NĐ 51/2010 có sai sót – Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

– Lập hóa đơn mới thay thế

– Không phải hủy hóa đơn sai sót

– Phải gửi thông báo sai sót (Thay thế) cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Thay thế cho hóa đơn….”

– Hóa đơn thay thế F1 mà bị sai sót thì tiếp tục chọn hình thức thay thế – Lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn sai sót F1

– Lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1

– Không phải gửi thông báo sai sót cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Thay thế cho hóa đơn….”

 

4. Các trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh:

– Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa.

Ví dụ: Trường hợp sai sót HĐĐT bán xăng dầu cho cá nhân, hóa đơn siêu thị bán hàng cho cá nhân.

– Chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh mà không được lập hóa đơn thay thế và không được hủy

(Điều chỉnh giảm ghi số âm)

– Không phải gửi thông báo sai sót cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn….”

– Hóa đơn điều chỉnh F1 bị sai sót thì tiếp tục chọn hình thức điều chỉnh để điều chỉnh cho hóa đơn góc – Lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn góc F0

– Lúc này hóa đơn F0 đã được điều chỉnh bởi hóa đơn F1

(Điều chỉnh giảm ghi số âm)

– Không phải gửi thông báo sai sót cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn….”

5. Các trường hợp được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế:

Hóa đơn có sai sót: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Nếu chọn phương án thay thế:

– Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận phải lập BB)

– Lập hóa đơn thay thế

– Không phải gửi thông báo sai sót cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Thay thế cho hóa đơn….”

Nếu chọn phương án điều chỉnh:

– Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận phải lập BB)

– Lập hóa đơn điều chỉnh

(Điều chỉnh giảm ghi số âm)

– Không phải gửi thông báo sai sót cho CQT

– Trên hóa đơn mới phải có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn….”

=> Như vậy chúng thấy:

– Các trường ở mục 1,2,3,4: Thì phải xử lý đúng theo quy định

– Còn lại trường hợp ở mục 5: Là được lựa chọn phương án xử lý là lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.

 

► Vập thì phải so sánh cách xử lý từng trường hợp sai sót cụ thể để chọn phương án tốt nhất:

TRƯỜNG HỢP SAI SÓT/XỬ LÝ

HĐ GÓC CHƯA KHAI THUẾ

HĐ GÓC ĐÃ KHAI THUẾ

1. Sai sót mã số thuế, đơn vị tính, tên hàng hóa (Sai sót các chỉ tiêu không ảnh hưởng tới giá trị)

* Đối với phương án điều chỉnh

– Lập hóa đơn điều chỉnh
– Không phải khai bổ sung thuế GTGT
– Lập hóa đơn điều chỉnh
– Không phải khai bổ sung thuế GTGT
* Đối với phương án thay thế
– Lập hóa đơn thay thế
– Bên bán và bên mua sử dụng hóa đơn thay thế để hạch toán và kê khai, hóa đơn góc không kê khai.
– Lập hóa đơn thay thế
– Hóa đơn góc đã kê khai và bị thay thế nhưng do hóa đơn thay thế không sai lệch giá trị,  nên không phải khai bổ sung thuế GTGT

2. Sai sót đơn giá, thành tiền,thuế suất,  tiền thuế, tổng tiền thanh toán (Sai sót các chỉ tiêu ảnh hưởng tới giá trị)

* Đối với phương án điều chỉnh
– Lập hóa đơn điều chỉnh: Nếu điều chỉnh tăng ghi số dương/điều chỉnh giảm ghi số âm
– Bên bán và bên mua kê khai, hạch toán cả hóa đơn góc và hóa đơn điều chỉnh.
 – Lập hóa đơn điều chỉnh: Nếu điều chỉnh tăng ghi số dương/điều chỉnh giảm ghi số âm
– Hóa đơn điều chỉnh: Khai điều chỉnh, bổ sung về kỳ lập hóa đơn góc:
+ Bên bán: Kê khai tăng/giảm vào CT:[30],[31],[32],[33]
+ Bên mua: Kê khai tăng/giảm vào  CT:[23],[24],[25]
* Đối với phương án thay thế
– Lập hóa đơn thay thế
– Bên bán và bên mua sử dụng hóa đơn thay thế để hạch toán và kê khai, hóa đơn góc không kê khai.
– Lập hóa đơn thay thế
– Hóa đơn thay thế sẽ có giá trị tăng/giảm so với hóa đơn góc.
– Sử dụng hóa đơn thay thế để kê khai hạch toán
– Khai điều chỉnh, bổ sung hóa về kỳ lập hóa đơn góc:
+ Bên bán: Kê khai tăng/giảm vào CT:[30],[31],[32],[33]
+ Bên mua: Kê khai tăng/giảm vào  CT:[23],[24],[25]

 

=> Qua các trường hợp so sánh trên chúng ta nhận thấy rằng: Nếu hóa đơn sai sót được phát hiện xử lý trong cùng kỳ kê khai với hóa đơn góc thì mọi chuyện quá đơn giản. Ngược lại nếu hóa đơn điều chỉnh/thay khác kỳ với hóa đơn góc thì việc xử lý hóa đơn phức tạp hơn. Nên tùy thuộc vào tùy trường hợp sai sót mà kế toán lựa chọn phương án xử lý phù hợp.