Lập hóa đơn, chứng từ cho hàng hàng kém chất lượng, lạc hậu, hàng hư hỏng, hết hạn sử dụng….

 CÁCH XỬ LÝ HÀNG KÉM CHẤT LƯỢNG, LẠC HẬU, HÀNG HƯ HỎNG, HẾT HẠN SỬ DỤNG

Trong quá trình sản xuất kinh doanh DN có phát sinh hàng tồn kho bị kém chất lượng, lạc hậu thị hiếu, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp thì cần xử lý số lượng hàng tồn kho này theo đúng nguyên tắc của kế toán, cũng như quy định của pháp luật về thuế để có thể bảo vệ được phần thuế GTGT được khấu trừ và Chi phí khi tính thuế TNDN, DN có thể thực hiện theo các cách sau:

1. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Phải thực hiện đúng theo hướng dẫn tại Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ tài Chính.

 

2. Thực hiện các chương trình khuyến mại để thanh lý hàng tồn như: Bán hàng kèm hàng khuyến mại, giảm giá, cho, biếu tặng…

– Khi thực hiện theo cách này cần kiểm tra xem điều kiện thực hiện chương trình là có phải thông báo, đăng ký với Sờ công thương hay không và hạn mức khuyến mại tối đa là bao nhiêu ? (Theo quy định tại Luật thương mại số 36/2005/QH11 và Nghị định 81/2018/NĐ-CP)

 

3. Tiêu hủy hàng: Đối với hàng hư hỏng, không còn giá trị sử dụng hoặc hết hạn sử dụng..

 

=> Như vậy khi xử lý hàng tồn kho thì mỗi cách khác nhau sẽ có những thủ tục đi kèm khác nhau. Để đảm bảo việc xử lý hàng tồn kho là đúng theo quy định thì các bạn cần tham khảo thêm các quy định và các hướng dẫn bên dưới:

 

ĐỐI VỚI THUẾ GTGT

 ► Căn cứ khoản 1, điều 14,  Thông tư 219/2013/TT-BTC:

“Điều 14. Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu  vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế GTGT bị tổn thất. 

– Các trường hợp tổn thất không được bồi thường được khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm: thiên tai, hỏa hoạn, các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, hàng hóa mất phẩm chất, quá hạn sử dụng phải tiêu hủy. Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế.”

 

=> Đối với hàng hoá hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

 

ĐỐI VỚI THUẾ TNDN

 ► Căn cứ điểm b,c mục 2.1 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015: Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC):

“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.1. 

……

b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.     

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:  

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).    

c) Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu ”

 

=> Như vậy hàng hóa của DN khi bị hàng hóa mất phẩm chất, quá hạn sử dụng phải tiêu hủy được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

 

Lưu ý:

– Đối với hàng hóa  trong quá trình vận chuyển (tổn thất không phải do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác) thì khoản chi phí hàng hỏng không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

– Đối với việc xử lý hàng tồn kho thì DN không cần thông báo với Cơ quan thuế mà hồ sơ được lưu trữ tại DN để giải trình, chứng minh với Cơ quan thuế khi có yêu cầu. Việc giải trình với CQT chưa bao giờ là dễ dàng đối với doanh nghiệp, để chứng minh được việc xử lý hàng tồn ngoài việc phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định mà cần cung cấp thêm những bằng chứng, chứng cứ, hình ảnh… xác thực để chứng minh và bảo vệ khoản chi phí của hàng hóa. Trong đó việc có được văn bản xác nhận sự việc từ bên thứ 3 là hết sức quan trọng để chứng minh việc xử lý hàng hóa của DN.

Ví dụ:

– Khi hàng hóa bị đỗ vở, hư hỏng: Phải có biên bản ghi nhận sự việc, hình ảnh, biên bản giám định thiệt hại …,

–Khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh…: Phải có biên bản ghi nhận của cơ quan PCCC, Quyết định, văn bản, chỉ thị của cơ quan có thẩm quyền…,

– Khi tiêu hủy hàng: Có biên bản hủy hàng với các thành viên, phòng ban có liên quan của công ty hoặc biên bản hủy hàng của bên dịch vụ tiêu hủy hoặc cơ quan chức năng theo quy định (đối với hàng hóa khi tiêu hủy có ảnh hưởng đến môi trường như: Dược, thuốc bảo vệ thực vật, gia súc, gia cầm bị nhiễm bệnh…)

 

Tham khảo thêm: 

► Công văn 4403/BTC-CST năm 2015: 

► Công văn 43627 /CT-HTr năm 2015 của Cục thuế Hà Nội: 

► Công văn 46425/CT-TTHT năm 2017 của Cục thuế Hà Nội: 

► Công văn 1718/TCT-CS ngày 09/05/2018: 

► Công văn 9097/CTTPHCM-TTHT năm 2021 của Cục thuế TP.HCM: 

 

LẬP HÓA ĐƠN ĐỐI VỚI HÀNG GIẢM GIÁ

 

 ► Căn cứ Khoản 1. Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

 

MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP XỬ LÝ HÀNG TỒN KHO CỤ THỂ

TRƯỜNG HỢP 1: GIẢM GIÁ

(Nếu thuộc trường hợp phải thông báo, đăng ký với Sở công thương thì phải thông báo, đăng ký theo quy định của Luật thương mại)

Có 3 trường hợp giảm giá: Giám giá trước khi bán hàng và giảm giá sau khi bán hàng

1. Nếu giảm giá trước khi bán hàng

Doanh nghiệp tự giảm giá để giải phóng, thanh lý hàng kém chất lượng, hàng sai quy cách, hàng bị lỗi thời, hoặc hàng sắp hết hạn sử dụng…

 

Ví dụ 1: Ngày 30/09/2023 Công ty Hưng Thịnh tiến hành kiểm tra hàng tồn kho phát hiện một số hàng hóa bị lỗi thời, kém chất lượng, đã qua sử dụng như sau:

Stt

Tên hàng

ĐVT

Số lượng

Năm sản xuất

Xuất xứ

Giá bán (Đã bao gồm thuế GTGT)

Hiện trạng

1

Điện thoại Samsung Galaxy S21 FE 5G

 Cái 1 01/2022 Trung Quốc 16.990.000 (Đã qua sử dụng) Hàng lỗi phần mềm khách trả lại đã cài đặt lại
2

Điện thoại iPhone 12 64GB

 Cái 2 10/2020 Trung Quốc 14.990.000

(Đã qua sử dụng)

 

– Ban giám đốc công ty họp quyết định bán giảm giá 45%/ giá bán đã bao gồm thuế GTGT các mặt trên để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ. Do tổng giá trị giảm giá < 100 triệu nên công ty không cần thông báo với Sở công thương mà thực hiện các thủ tục sau:

+ Lập bảng kê hàng hóa bị lỗi, kém chất lượng, lạc hậu…: Thể hiện rõ số lượng, tình trạng của từng loại hàng

 

+ Quyết định của giám đốc: Quy định giá bán hàng kém chất lượng.

 

+ Khi bán hàng lập hóa đơn: Giá ghi trên hóa đơn là giá đã giảm theo quyết định của giám đốc

 

2. Nếu giảm giá sau khi bán hàng

Người bán đã xuất hàng và người mua đã nhận hàng và hóa đơn nhưng sau đó người mua phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng, hư hỏng, lỗi…Người mua yêu cầu người bán giảm giá để tiếp tục mua hàng hoặc trả lại hàng. Bên bán đồng ý giảm giá để người mua không trả hàng thì:

– Lập biên bản xác nhận hàng lỗi, kém chất lượng: Biên bản ghi rõ về số lượng, số tiền bên mua sẽ được giảm. (Biên bản được lập thành 2 bản mỗi bên giữ 1 bản)

– Bên bán: sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho số tiền bên mua được giảm theo biên bản 2 bên đã lập (Hóa đơn điều chỉnh ghi số âm)

– Lập thông báo sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi CQT: (Hạn nộp cuối cùng là hạn nộp của TK GTGT trong kỳ có HĐĐT điều chỉnh)

– Ngày lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Là ngày lập biên bản.

– Nếu thuộc trường hợp phải thông báo, đăng ký với Sở công thương: Thì phải thông báo, đăng ký theo quy định của Luật thương mại

 

Ví dụ 2: Ngày 30/09/2023 Công ty Hưng Thịnh ký hợp đồng mua bán với Công ty Nguyễn Kim thông tin như sau: 

Stt

Tên hàng

ĐVT

Số lượng

Năm sản xuất

Xuất xứ

Giá bán (Đã bao gồm thuế GTGT)

Tổng tiền thanh toán
1 Máy chủ máy tính Dell PowerEdge C6420 4 Node 24 Bay SFF 2U Server, Per Node (2X Intel Xeon Gold 6150 2.7GHz 18C CPU, 384GB (12 x 32GB) DDR4 RDIMM, HBA330, 6X 800GB SSD, X710-DA2)  Bộ 2 01/2023 Dell 350.000.000

700.000.000

 

– Ngày 08/10/2023 khi giao hàng công ty Hưng Thịnh đã lập hóa đơn giao hàng cho khách hàng:

– Ngày 10/10/2023 khi lắp đặt chạy thử Công ty Nguyễn Kim phát hiện có 1 máy chủ bị lỗi phần cứng. Công ty Nguyễn Kim liên hệ Công ty Hưng Thịnh yêu cầu xử lý. Sau khi bàn bạc thống nhất Công ty Hưng Thịnh đồng ý giảm giá 45% cho mặt hàng không đúng quy cách tương ứng 157.500.000 đồng để Công ty Nguyễn Kim tiếp tục mua hàng mà không phải trả lại hàng.

=> Vì giá trị giảm là 157.500.000 đồng > 100 triệu. Nên Công ty Hưng Thịnh phải thông báo với Sở công thương theo quy định của Luật thương mại.

+ Bên mua và bên bán lập biên bản xác nhận hàng bị lỗi:

 

+ Khi lập hóa đơn: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập trước đó.

 

3. Nếu giảm giá theo chương trình khuyến mại:

Hàng hóa không bị lỗi, hư hỏng, lạc hậu nhưng doanh nghiệp muốn bán thấp hơn so với giá trước đó hoặc giá thị trường thì:

+ Nếu thuộc trường hợp phải thông báo, đăng ký với Sở công thương thì phải thông báo, đăng ký theo quy định của Luật thương mại

+ Giá ghi trên hóa đơn là giá đã thông báo. Nếu không thông báo với Sở thương mai thì giá bán ghi như giá bán của những sản phẩm thông thường.

 

 

TRƯỜNG HỢP 2: HỦY HÀNG

Khi hàng hóa hư hỏng, mất phẩm chất, hết giá trị sử dụng hoặc hết hạn sử dụng mà không được bồi thường như: Hàng thực phẩm, bị ôi thiêu, hư hỏng, hàng rau, củ, quả bị thối rửa, dược phẩm hết hạn sử dụng… thì DN tiến hành các thủ tục hủy hàng để được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN gồm có:

– Biên bản kiểm kê hàng hóa.

– Đề nghị huỷ hàng tồn kho đã hết hạn sử dụng: số lượng, tên hàng, ngày nhập, ngày hết hạn sử dụng

– Quyết định cho phép huỷ hàng tồn kho đã hết hạn sử dụng của lãnh đạo công ty.

– Biên bản huỷ hàng tồn kho có chữ ký của những người chứng kiến và của lãnh đạo công ty.

 

Lưu ý:

– Hàng hóa hủy có ảnh hưởng tới môi trường theo quy định luật bảo vệ môi trường thì phải xin phép cơ quan chức năng trước khi hủy. 

– Hàng hóa hư hỏng không phải do thay đổi quy trình sinh hóa tự nhiên hay do hết hạn sử dụng thì chi phí hàng hóa phải tiêu hủy không thuộc trường hợp được tính vào chi phí được trừ theo quy định và thuế GTGT liên quan không được khấu trừ .

– Đối với trường hợp hủy hàng thì DN không phải lập hóa đơn mà lập phiếu xuất kho cho hàng hóa bị hủy.

 

  • Đăng ký
Lost your password? Please enter your username or email address. You will receive a link to create a new password via email.