Lưu ý về thời gian chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

THỜI HẠN CHUYỂN DỮ LIỆU HĐĐT CHO CƠ QUAN THUẾ

♦ Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

► Căn cứ khoản 3, Điều 21 nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“3. Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế”.

=> Căn cứ quy định trên thì theo nguyên tắc người bán khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn điện tử gửi CQT cấp mã và gửi cho người mua. Còn việc lập hóa đơn điện tử vào thời điểm nào thì thực hiện theo Điều 9 nghị định 123/2020/NĐ-CP. Như vậy có thể hiểu thời điểm gửi dữ liệu HĐĐT cho CQT là lúc người bán gửi HĐĐT cho CQT để cấp mã.

Ví dụ: Người bán lập hóa đơn bán hàng hóa đúng thời điểm lập hóa đơn nhưng qua 2 ngày sau mới ký số gửi người mua và gửi CQT cấp mã thì có vi phạm thời hạn chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế không ?

► Căn cứ khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn”.

♦ Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Phương thức 1: Chuyển toàn bộ nội dung HĐĐT:

► Căn cứ khoản 1, Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

“1. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế đối với trường hợp quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thực hiện như sau: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung hóa đơn gửi hóa đơn điện tử cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua”.

Phương thức 2: Chuyển theo bảng tổng hợp HĐĐT:

► Căn cứ điểm a.1, mục a, khoản 3, Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành”.

Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT: 

Theo tháng: Ngày 20 của tháng sau

Ví dụ: Tờ khai tháng 09/2023 có thời hạn nộp là ngày 20/10/2023. Nhưng nếu nộp tờ khai thuế GTGT 15/10/2023 thì cũng gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT ngày 15/10/2023

Theo quý: Là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau

Ví dụ: Tờ khai quý 3/2023 có thời hạn nộp là 31/10/2023. Nhưng nếu nộp tờ khai thuế GTGT 25/10/2023 thì cũng gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT ngày 25/10/2023

Phương thức 3: Chuyển trực tiếp dữ liệu HĐĐT cho CQT:

► Căn cứ điểm b.1, mục b, khoản 3, Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“b.1) Hình thức gửi trực tiếp

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ – con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật”.

Phương thức 4: Chuyển trực tiếp dữ liệu HĐĐT cho CQT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

► Căn cứ điểm b.2, mục b, khoản 3, Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“b.2) Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc trường hợp nêu tại điểm a khoản này thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế”.

=> Qua các hình thức chuyển dữ liệu trên thì trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định cụ thể về thời hạn chuyển dữ liệu HĐĐT đối với HĐĐT không có mã tại phương thức 1 và 2 là chuyển toàn bộ nội dung HĐĐT và chuyển theo bảng tổng hợp. Còn lại đối với HĐĐT không có mã và các phương thức khác không có quy định thời hạn cụ thuể. Như vậy để dễ hiểu hơn thì có thể nhận định như sau:

* Đối với HĐĐT có mã của CQT: Không cần chuyển dữ liệu vì khi người bán lập HĐĐT gửi CQT cấp mã đã trực tiếp chuyển dữ liệu cho CQT

* Đối với HĐĐT không có mã của CQT:

– Nếu thuộc đối tượng chuyển toàn bộ nội dung HĐĐT (Phương thức 1): Thì thờ hạn chuyển dữ liệu cho CQT chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua. Do đó nên lưu ý đối với các phần mềm HĐĐT có chức năng gửi hóa đơn cho người mua và cho CQT riêng thì người bán nên cài đặt lại gửi đồng thời cho người mua và CQT.

– Nếu thuộc đối tượng chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp HĐĐT (Phương thức 2): Thì thời hạn chuyển dữ liệu cho CQT là cùng với ngày gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng

– Nếu thuộc đối tượng chuyển trực tiếp (Phương thức 3): Tương tự như HĐĐT có mã của CQT là khi phát hành hóa đơn gửi cho người mua thì dữ liệu sẽ tự động chuyển trực tiếp cho cơ quan thuế thông qua phần mềm của người bán có kết nối trực tiếp với hệ thống của Cơ quan thuế.

– Nếu thuộc đối tượng chuyển trực tiếp dữ liệu HĐĐT cho CQT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Phương thức 4): Nếu DN sử dụng HĐĐT của nhà cung cấp chỉ cung cấp giải pháp HĐĐT mà không cung cấp dịch vụ truyền nhận dữ liệu thì DN phải ký hợp đồng với nhà cung cấp giải pháp truyền nhận dữ liệu cho CQT. Do đó khi DN bắt đầu sử dụng HĐĐT nên tham khảo thêm thông tin là nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT có truyền nhận dữ liệu luôn không nhé. Để không phải thực hiện thêm bước ký hợp đồng truyền nhần dữ liệu (Thông tìn về các tổ chức truyền nhận dữ liệu và cung cấp dịch vụ HĐĐT đều được đăng tải trên website của Tổng cục thuế)

CHUYỂN DỮ LIỆU HĐĐT CHO CQT QUÁ THỜI HẠN CÓ BỊ PHẠT VPHC KHÔNG ?

Mức phạt chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế