Xử lý các trường hợp người bán tự điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn

► Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

” 2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

 

► Căn cứ công văn 1952/CTBDU-TTHT ngày 09/022023 của Cục thuế tỉnh Bình Dương: Tải công văn

“Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế đã lập theo quv định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sai sót thì hai bên mua và bên bán thực hiện xử lý sai sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Trường họp bên bán tự huỷ mà không thông báo với bên mua hoặc không có thoả thuận giữa hai bên thì hoá đơn trên được xem là hoá đơn bất hợp pháp, người mua không được kê khai khấu trừ thuê GTGT và hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN”.

CÁC TRƯỜNG HỢP NGƯỜI BÁN ĐƯỢC TỰ HỦY HÓA ĐƠN

  • Có 04 trường hợp người bán được tự hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.

– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

– Trường hợp người mua không nhận hàng hoặc trả lại toàn bộ hàng hóa

 Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020 sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

– Lập hóa đơn bị trùng lắp (Theo Công văn 2257/TCT-CS ngày 07/6/2023 của Tổng cục Thuế) Tải công văn

Về nguyên tắc thì hóa đơn đã giao cho người mua thì người bán không được tự ý hủy bỏ. Nếu hóa đơn có sai sót trước khi xử lý thì thực hiện các bước sau:

– Bên bán thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót

– Bên bán và bên mua thỏa thuận xử lý sai sót

– Người bán xử lý điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót theo thỏa thuận với bên mua.

=> Nếu bên bán tự hủy hóa đơn mà không thông báo cho người mua hoặc không có sự thỏa thuận giữa hai bên thì các hóa đơn bị hủy được xem là hóa đơn bất hợp pháp, người mua không được kê khai khấu trừ và tính vào chi phí khi tính thuế TNDN. Nếu bên mua vẫn cố tình sử dụng hóa đơn mà bên bán đã hủy là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

* Như vậy từ khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đã xảy ra nhiều bất cập khiến không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi tìm cách xử lý mà nếu không khéo, không đúng theo quy định sẽ bị phạt VPHC điển hình như các trường hợp sau:

– Hóa đơn được Cơ quan thuế cấp mã lập không đủ nội dung theo quy định mà hệ thống vẫn cấp mã: Phạt từ 4 – 8 triệu đồng

 Hóa đơn người bán tự điều chỉnh/thay thế mà người mua không biết: Khi cơ quan thuế phát hiện công ty kê khai sai => Sẽ bị phạt VPHC gian lận thuế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp phạt VPHC ?

– Người bán tự ý hủy hóa đơn đã lập mà chưa được sự đồng ý của bên mua: Khi cơ quan thuế phát hiện công ty kê khai sai => Sẽ bị phạt VPHC gian lận thuế,trốn thuế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp… ?. Cơ quan thuế không chịu trách nhiệm vì việc mua bán giữa các doanh nghiệp là thỏa thuận dân sự ?…

– Người bán hủy nhầm hóa đơn: Bên mua chịu rủi ro hành vi khai sai, không đúng hoặc có thể nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp khi điều chỉnh lại tờ khai, Bên bán có thể bị phạt lập hóa đơn sai thời điểm khi lập lại hóa đơn mới cho hóa đơn bị hủy nhầm…

– Người bán tự ý lập hóa đơn khi người mua thực tế không mua hàng: Công ty phải giải trình với CQT các kiểu….

* Do đó để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp thì kế toán ngoài việc thận trọng xử lý chứng từ đầu vào lẫn đầu ra nhanh chóng, kịp thời đúng quy định hiện hành còn phải thường xuyên cập nhật bổ sung kiến thức, chính sách mới về hóa đơn, thuế và kế toán:

1. Đối với nội dung của hóa đơn:

Tham khảo điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Đối với trường hợp người bán tự ý điều chỉnh/thay thế/hủy hóa đơn:

– Hiện tại ngành thuế chưa có biện pháp ngăn chặn hiệu quả hành vi này nên khi trao đổi, ký hợp đồng mua bán bên mua cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có lịch sử mua bán hàng trước đây với công ty… và ràng buộc trách nhiệm dân sự khi ký kết hợp đồng mua bán bằng cách ghi rõ điều khoản quy định trong hợp đồng về việc người bán không được tự ý thay thế/điều chỉnh/hủy hóa đơn đã lập cho bên mua khi chưa được bên mua chấp thuận bằng văn bản và ghi rõ nếu thực hiện phải bị phạt vi phạm hợp đồng hay bồi thường thiệt hại cho bên mua….đồng thời gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên bán đề nghị xử lý hành vi cố ý gian lận thuế, trốn thuế.

– Nếu không liên hệ được với bên bán để xử lý thì người mua tiến hành khai bổ sung, điều chỉnh về kỳ lập hóa đơn theo khoản 4 điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP

3. Đối với trường hợp người bán hủy nhầm hóa đơn: 

– Trường hợp 1: Nếu hóa đơn bị hủy nhầm bên bán chưa gửi 04/SS-HĐĐT(hủy) cho Cơ quan thuế:

+ Bên bán liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử yêu cầu hỗ trợ phục hồi hóa đơn bị hủy

+ Nếu nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử không đồng ý hỗ trợ thì bên bán có thể gửi công văn giải trình với cơ quan thuế quản lý trực tiếp yêu cầu hỗ trợ.

– Trường hợp 2: Nếu hóa đơn bị hủy nhầm bên bán đã gửi 04/SS-HĐĐT(hủy) cho Cơ quan thuế:

+ Bên mua và bên bán lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, bên bán gửi thông báo sai sót  04/SS-HĐĐT(hủy) cho Cơ quan thuế đồng thời lập hóa đơn mới gửi người mua.

+ Hóa đơn bị hủy không có giá trị sử dụng và không thể khôi phục lại được. Nếu hóa đơn bị hủy nhầm đã được khai thuế thì bên mua và bên bán căn cứ vào hóa đơn đã bị hủy thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

(Theo hướng dẫn tại công văn 3394/CTLAN-TTHT ngày 11/09/2023 của Cục thuế tỉnh Long An) Tải công văn

 

Tham khảo thêm Cục thuế Quảng Ninh trả lời vướng mắc hủy nhầm hóa đơn trên website của Bộ tài chính:

 CHI TIẾT HỎI ĐÁP
Xử lý các trường hợp người bán tự điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn Hỏi:

Kính gửi Tổng cục Thuế. Hiện nay, doanh nghiệp chúng tôi đang gặp phải một vấn đề mong được Tổng cục thuế giải đáp như sau: Ngày 26/06/2023 do sơ suất chúng tôi đã xóa bỏ nhầm 1 số hóa đơn của năm 2022, trên hệ thống Thuế đã ghi nhận xóa bỏ. Hóa đơn này đã được cả bên bán (là chúng tôi) và bên mua kê khai, báo cáo tài chính hết năm 2022. Ngoài ra bên mua đã hoàn tất thủ tục hoàn thuế năm 2022 với hóa đơn này. Vậy, Qúy cơ quan cho tôi hỏi, có cách nào để khôi phục lại hóa đơn đã xóa bỏ. Nếu không thể khôi phục được hóa đơn đã xóa bỏ thì có cách nào để bên mua được sử dụng là một hóa đơn hợp pháp không? Bên bán đã kê khai và nộp thuế đầy đủ. Kinh mong nhận được câu trả lời của Qúy cơ quan. Xin chân thành cảm ơn!

11/07/2023
Xử lý các trường hợp người bán tự điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn Trả lời:

Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định:

Điều 3. Giải thích từ ngữ
“…
10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
…”
            Tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội quy định:
          “Điều 47. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế:
          1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
          2. Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này.
          3. Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
          a) Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này;
          b) Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
          4. Hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai thuế bao gồm:
          a) Tờ khai bổ sung;
          b) Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan.
          …”
Tại điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định:
“Điều 7. Hồ sơ khai thuế
4. Người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai, sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế khai bổ sung như sau:
a) Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm….
b) Người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có)…”

Căn cứ quy định nêu trên và nội dung câu hỏi của độc giả. Trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm tạo lập hóa đơn điện tử và đã hoàn thành thủ tục hủy hóa đơn theo quy định thì hóa đơn đó không có giá trị sử dụng và không thể khôi phục lại được.

Bên mua và bên bán căn cứ vào hóa đơn đã bị hủy thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn để độc giả biết và thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có điều gì vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh (phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế – Số điện thoại: 0222.3822347) để được hướng dẫn và giải đáp./.

4. Đối với trường hợp người bán tự ý lập hóa đơn mua hàng:

Khi công ty tra cứu vào trang  mà gặp phải các hóa đơn thực tế không phải của công ty mua hàng thật, thì tốt nhất không kê khai khấu trừ thuế đối với những hóa đơn này. Nếu đã kê khai khấu trừ thuế rồi thì làm tờ khai bổ sung, điều chỉnh để loại trừ ra khoải tờ khai của công ty, và gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên bán đề nghị xử lý hành vi xuất khống hóa đơn.