► Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“…..
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
….”
► Căn cứ tại điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:
“…..
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
…”
► Căn cứ công văn số 1647/TCT-CS ngày 10/05/2023 của Tổng cục thuế: Tải công văn
“2. Về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính;
Căn cứ các quy định trên, tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 và Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế đã quy định các thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử đáp ứng, theo đó:
– Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).
– Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế thì người bán lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.
Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
+ Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
+ Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
…”
► Căn cứ công văn số 70311/CTHN-TTHT ngày 29/9/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội: Tải công văn
“Trường hợp Văn phòng thực hiện kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT đối với hóa đơn được điều chỉnh, thay thế thì thực hiện kê khai tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ”.
► Căn cứ công văn số 1902/TCT-KK ngày 07/5/2024 của Tổng Cục Thuế: Tải công văn
“Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp sau khi quyết toán điện của kỳ tính thuế năm 2020 giữa Tổng Công ty Điện lực miền Bắc với Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương (sau đây gọi tắt là Công ty) có điều chỉnh lại giá tính thuế giá trị gia tăng thì Tổng Công ty Điện lực miền Bắc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót theo từng tháng phát sinh điều chỉnh giá tính thuế gửi cho Công ty. Căn cứ hóa đơn thay thế, Công ty khai bổ sung hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho các kỳ tính thuế của hóa đơn có sai sót, Cục Thuế tỉnh Hải Dương thực hiện thu hồi số tiền thuế đã hoàn không đúng quy định, xử phạt vi phạm, tính tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.”
ĐỂ HIỂU RÕ HƠN HÃY THAM KHẢO CÁC TRƯỜNG HỢP SAU ĐÂY
TRƯỜNG HỢP 1: NGƯỜI BÁN CHỌN LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH
Ví dụ 1: Ngày 15/06/2023 CÔNG TY HƯNG THỊNH xuất hàng bán cho CÔNG TY KẾT NỐI VIỆT với thông tin sau:
– Tên hàng hóa: Điện thoại Nokia 105
– Số lượng: 10 cái
– Đơn giá bán là: 620.000 đồng/cái, đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%
Khi giao hàng CÔNG TY HƯNG THỊNH lập hóa đơn điện tử (F0 – số 00000061 ngày 15/06/2023) đã được cấp mã và đã gửi cho khách hàng như bên dưới:
* Ngày 20/08/2023 CÔNG TY KẾT NỐI VIỆT phát hiện hóa đơn mua hàng số 00000061 ngày 15/06/2023 bị ghi sai đơn giá (lúc này hóa đơn số 00000061 đã được kê khai thuế quý 2/2023):
– Đơn giá đúng: 620.000
– Đơn giá đã ghi sai là: 600.000
=> Chệnh lệch thiếu: 20.000 => Lập hóa đơn điều chỉnh sẽ có kết quả dương.
CÔNG TY HƯNG THỊNH tiến hành lập hóa đơn (F1 – Hóa đơn số 00000065 ngày 20/08/2023) điều chỉnh cho hóa đơn (F0 – số 00000061 ngày 15/06/2023) đã lập như sau:
Lưu ý: Trên hóa đơn (F1) điều chỉnh giảm toàn bộ dòng hàng hóa đã ghi sai của hóa đơn góc (F0) => Ghi lại dòng hàng hóa tương ứng với thông tin đúng.
* Ngày 25/08/2023 CÔNG TY KẾT NỐI VIỆT tiếp tục phát hiện hóa đơn (F1) điều chỉnh cho hóa đơn mua hàng số 00000061 ngày 15/06/2023 lại bị ghi sai “Tên hàng hóa“
– Tên hàng hóa đúng: Điện thoại Nokia 105
– Tên hàng hóa đã ghi sai là: Điện thoại Nokia 205
=> Hóa đơn sai không liên quan giá trị => Điều chỉnh sẽ = 0
CÔNG TY HƯNG THỊNH tiếp tục lập hóa đơn (F2 – Hóa đơn số 00000070 ngày 25/08/2023) điều chỉnh cho hóa đơn bán hàng góc (F0 – số 00000061 ngày 15/06/2023) như sau:
Lưu ý:
– Hóa đơn điều (F2) vẫn chọn điều chỉnh cho hóa đơn góc (F0) chứ không phải điều chỉnh cho hóa đơn (F1), lúc này hóa đơn góc (F0) đã được điều chỉnh bời hóa đơn (F1)
– Trên hóa đơn điều chỉnh (F2) ghi điều chỉnh giảm toàn bộ dòng đã điều chỉnh sai trên hóa đơn (F1) và nhập lại dòng hàng hóa với thông tin đúng (vì hóa đơn (F1) đã điều chỉnh giảm cho hóa đơn (F0)).
KÊ KHAI THUẾ GTGT ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH
KỲ LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH |
BÊN MUA (KÊ KHAI ĐẦU VÀO) |
BÊN BÁN (KÊ KHAI BÁN RA) |
Nếu hóa đơn điều chỉnh được lập cùng kỳ kê khai với hóa đơn góc (Tức là: Kỳ lập hóa đơn góc chưa nộp báo cáo thuế GTGT, bao gồm cả trường hợp HĐ điều chỉnh lập khác kỳ HĐ góc nhưng kỳ lập HĐ góc chưa nộp báo cáo thuế GTGT) |
Kê khai cả hóa đơn góc (F0) và hóa đơn điều chỉnh (F1),(F2)…(Fn):
– Hóa đơn góc: Khai dương + Chỉ tiêu: [23] +6.000.000 + Chỉ tiêu: [24];[25] + 600.000 – Hóa đơn điều chỉnh (F1), (F2),…(Fn): Kết quả điều chỉnh tăng khai dương, Kết quả điều chỉnh giảm khai âm + Chỉ tiêu: [23] + 200.000 + Chỉ tiêu: [24];[25] + 20.000 – Kết quả điều chỉnh không ảnh hưởng đền giá trị (Kết quả =0) => không cần kê khai. |
Kê khai cả hóa đơn góc (F0) và hóa đơn điều chỉnh (F1),(F2)…(Fn): – Hóa đơn góc: Khai dương + Chỉ tiêu: [32] +6.000.000 + Chỉ tiêu: [33] + 600.000 – Hóa đơn điều chỉnh (F1), (F2),… (Fn): Kết quả điều chỉnh tăng khai dương, Kết quả điều chỉnh giảm khai âm + Chỉ tiêu: [32] + 200.000 + Chỉ tiêu: [33] + 20.000 – Kết quả điều chỉnh không ảnh hưởng đền giá trị (Kết quả =0) => không cần kê khai. |
Nếu hóa đơn điều chỉnh được lập khác kỳ kê khai với hóa đơn góc (Kỳ lập hóa đơn góc đã được nộp báo cáo thuế GTGT) | Kê khai bổ sung về kỳ lập hóa đơn mua hàng góc:
– Hóa đơn điều chỉnh (F1),(F2),…(Fn): Kết quả điều chỉnh tăng khai dương, Kết quả điều chỉnh giảm khai âm + Chỉ tiêu: [23] + 200.000 + Chỉ tiêu: [24];[25] + 20.000 – Kết quả điều chỉnh không ảnh hưởng đền giá trị (Kết quả =0) => không cần kê khai. |
Kê khai bổ sung về kỳ lập hóa đơn bán hàng góc: – Hóa đơn điều chỉnh (F1),(F2),…(Fn): Kết quả điều chỉnh tăng khai dương, Kết quả điều chỉnh giảm khai âm + Chỉ tiêu: [32] + 200.000 + Chỉ tiêu: [33] + 20.000 – Kết quả điều chỉnh không ảnh hưởng đền giá trị (Kết quả =0) => không cần kê khai. |
TRƯỜNG HỢP 2: NGƯỜI BÁN CHỌN LẬP HÓA THAY THẾ
Lấy lại ví dụ 1 ở trên:
* Ngày 20/08/2023 CÔNG TY KẾT NỐI VIỆT phát hiện hóa đơn mua hàng số 00000061 ngày 15/06/2023 bị ghi sai “Đơn giá”:
– Đơn giá đúng: 620.000
– Đơn giá đã ghi sai là: 600.000
=> Chệnh lệch thiếu: 20.000
CÔNG TY HƯNG THỊNH tiến hành lập hóa đơn (F1 – Hóa đơn 65 ngày 20/08/2023) thay thế cho hóa đơn (F0) đã lập như sau:
Lúc này hóa đơn (F0) đã lập số 00000061 ngày 15/06/2023 đã bị thay thế
* Ngày 25/08/2023 CÔNG TY KẾT NỐI VIỆT tiếp tục phát hiện hóa đơn (F1) thay thế cho hóa đơn (F0) số 00000061 ngày 15/06/2023 lại bị ghi sai “Tên hàng hóa”.
– Tên hàng hóa đúng: Điện thoại Nokia 105
– Tên hàng hóa đã ghi sai là: Điện thoại Nokia 205
CÔNG TY HƯNG THỊNH tiếp tục lập hóa đơn (F2 – Hóa đơn số 00000070 ngày 25/08/2023) thay thế cho hóa đơn thay thế (F1- Hóa đơn 00000065 ngày 20/08/2023) như sau:
Lúc này hóa đơn thay thế (F1 – Hóa đơn 00000065 ngày 20/08/2023) đã bị thay thế:
KÊ KHAI THUẾ GTGT ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN THAY THẾ
KỲ LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ |
BÊN MUA (KÊ KHAI ĐẦU VÀO) |
BÊN BÁN (KÊ KHAI BÁN RA)) |
Nếu hóa đơn thay thế lập cùng kỳ kê khai với hóa đơn góc (Tức là: Kỳ lập hóa đơn góc chưa nộp báo cáo thuế GTGT, bao gồm cả trường hợp HĐ điều chỉnh lập khác kỳ HĐ góc nhưng kỳ lập HĐ góc chưa nộp báo cáo thuế GTGT) |
Kê khai hóa đơn thay thế lần sau cùng (Fn):
– Hóa đơn góc (F0): Đã bị hủy => Không kê khai – Hóa đơn thay thế (F1): Đã bị hủy => Không kê khai – Hóa đơn thay thế (F2 = Fn): Nếu là hóa đơn thay thế sau cùng => Kê khai dương + Chỉ tiêu: [23] +6.200.000 + Chỉ tiêu: [24];[25] + 620.000 |
Kê khai hóa đơn thay thế lần sau cùng (Fn): – Hóa đơn góc (F0): Đã bị hủy => Không kê khai – Hóa đơn thay thế (F1): Đã bị hủy => Không kê khai – Hóa đơn thay thế (F2 = Fn): Nếu là hóa đơn thay thế sau cùng => Kê khai dương + Chỉ tiêu: [32] +6.200.000 + Chỉ tiêu: [33] + 620.000 |
Nếu hóa đơn thay thế được lập khác kỳ kê khai với hóa đơn góc (Kỳ lập hóa đơn góc đã được nộp báo cáo thuế GTGT) | Kê khai bổ sung về kỳ lập hóa đơn mua hàng góc:
– Hóa đơn (F0): Đã bị hủy nhưng đã kê khai dương kỳ trước – Hóa đơn thay thế (F1, F2…): Đã bị hủy nên kê khai giảm toàn bộ + Chỉ tiêu: [23] -6.200.000 + Chỉ tiêu: [24];[25] – 620.000 – Hóa đơn thay thế sau cùng (F2 =Fn): Kê khai dương + Chỉ tiêu: [23] +6.200.000 + Chỉ tiêu: [24];[25] + 620.000 |
Kê khai bổ sung về kỳ lập hóa đơn bán hàng góc: – Hóa đơn (F0): Đã bị hủy nhưng đã kê khai dương kỳ trước – Hóa đơn thay thế (F1, f2…): Đã bị hủy nên kê khai giảm toàn bộ + Chỉ tiêu: [32] – 6.200.000 + Chỉ tiêu: [33] – 620.000 – Hóa đơn thay thế sau cùng (F2 =Fn): Kê khai dương + Chỉ tiêu: [32] +6.200.000 + Chỉ tiêu: [33] + 620.000 |
Lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế:
– Hóa đơn điều chỉnh (F1) bị sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn (F2) là điều chỉnh chứ không được lập hóa đơn thay thế
– Hóa đơn thay thế (F1) bị sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn (F2) là thay thế chứ không được lập hóa đơn điều chỉnh
– Hóa đơn đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.